Account Payable là gì?

1. Định nghĩa Account Payable là gì? Account payable: Được dịch nghĩa ra tiếng Việt là “Nợ phải trả”. Theo đó, các khoản nợ của một doanh nghiệp phải thanh toán sớm, thường là thanh toán trong vòng 1 năm. Đó còn được gọi là nợ ngắn hạn. Đây là từ để chỉ một khoản mục kế toán, thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp phải trả toàn bộ số nợ ngắn hạn của doanh nghiệp đó cho các chủ nợ. Bạn đã hiểu Account Payable là gì chưa?  Theo SAGA giải thích: Account Payable (AP) đôi khi cũng lại được sử dụng để đặt tên cho một phòng ban hoặc bộ phận. Phòng ban/bộ phận này thường chịu trách nhiệm thanh toán những khoản nợ của doanh nghiệp cho các chủ nợ hoặc nhà cung cấp. AP là khoản nợ cần phải trả trong thời hạn nhất định để tránh khỏi việc vỡ nợ, doanh nghiệp phá sản. Thuật ngữ Account Payable không chỉ được sử dụng cho tài chính doanh nghiệp. Thuật ngữ này còn được sử dụng ở mức độ các hộ gia đình phải chi trả hóa đơn tiền hàng hóa – dịch vụ tiêu dùng hàng tháng. (Có thể là tiền điện thoại, tiền ga, tiền nước…). 2. Phân tích Acuont Payable trong bán lẻ 2.1. Các chiều trong Account Payable Phân tích các chiều trong Account Payable là gì để dễ dàng nắm bắt các thông tin trong giao dịch Trong lĩnh vực bán lẻ thì Account Payble có 14 chiều cơ bản: Account: Tài khoản phải trả Vendor: (Bao gồm Vendor Type và Vendor Group): Theo dõi công nợ của các nhà cung cấp Purchase Person: Người mua hàng của doanh nghiệp Time: Thời gian, hạn nợ Channel: Kênh mua hàng Invoice: Theo dõi hóa đơn mua hàng Purchase Order: Đơn đặt hàng Purchase Returm: Hàng đã mua trả lại cho người bán Delivery: Theo dõi nhà cung cấp giao hàng Receive Product: Quản lý việc nhận hàng từ nhà cung cấp Amount (invoice – Payment, Debit, Credit) Adjustment: Điều chỉnh công nợ nhà cung cấp Payment (Status và Outstanding): Phương thức thanh toán Prepayment: Đặt cọc trả trước. 2.2. Điều kiện về phương cách đo lường trong Account Payable Thời gian Thời gian là yếu tố tiên quyết để thực hiện các phương cách đo lường hiệu quả và trình bày trong báo cáo. Theo đó, các phương cách để sử dụng thời gian trong công nợ đó là: Theo dõi công nợ theo thời điểm hiện tại: Năm/Qúy/Tháng/Tuần/Ngày. Theo dõi công nợ theo thời điểm quá khứ: Xác định ngày ghi hóa đơn và ngày hạn mức của hóa đơn Xác định ngày thanh toán Xác định thời gian nợ (tính từ ngày hạn mức) Tài khoản nào cần theo dõi Cần phải xác định các tài khoản phải trả và theo dõi. Xác định xem tài khoản nào đang trong giới hạn sắp đến ngày hạn mức phải trả để theo dõi và thực hiện việc thu nợ đúng thời hạn. Nhà cung cấp nào cần theo dõi công nợ Nhà cung cấp theo ngành nghề Nhóm các nhà cung cấp theo quy mô Phân khúc nhà cung cấp Công nợ ở khu vực nào, cửa hàng nào Khu vực, tỉnh thành, cửa hàng Nhóm mua hàng Nhân viên mua hàng Kênh mua hàng Kênh mua hàng trực tiếp Kênh mua hàng trực tuyến Phương thức thanh toán Phương thức: COD, Transfer Hạn mức: COD, 7ds, 15ds Số tiền theo dõi công nợ Tiền hóa đơn Tiền thanh toán Tiền còn nợ Tình trạng hóa đơn Đang mở Đang đóng Đang chờ ….. 2.3. Dòng tiền phải trả cho nhà cung cấp Thời gian. Bao gồm: Ngày mua hàng (ngày ghi trên hóa đơn) Thời hạn thanh toán (cộng với kỳ hạn trả nợ kể từ ngày hóa đơn) Ngày trả tiền (tính theo đợt trả, mỗi đợt là một ngày trả khác nhau) Công nợ (kỳ hạn mà doanh nghiệp theo dõi, hóa đơn đã nợ <7 ngày, thời hạn từ 7-15 ngày...) Ngày giảm giá (ngày mà hóa đơn được giảm giá hoặc chiết khấu) Tiền tệ được sử dụng để thanh toán Loại tiền tệ Tỉ giá Quy đổi tỉ giá Thanh toán Phương thức thanh toán Kỳ hạn thanh toán Thuế Thuế giá trị gia tăng (VAT) Thuế nhập khẩu (Import Tax) Tiền cần theo dõi Tiền mua hàng (tiền hóa đơn) Tiền đã trả/thanh toán (được cộng dồn theo đợt thanh toán) Tiền còn nợ, chưa thanh toán Giảm giá, chiết khấu Ngày giảm giá cho hóa đơn hoặc cho lần thanh toán Số tiền giảm giá tương đương Tình trạng thanh toán hóa đơn Hóa đơn đã thanh toán xong Hóa đơn đang theo dõi, chưa thanh toán xong Hóa đơn đang theo dõi, thanh toán trễ What If Nếu thanh toán đúng hạn thì Cần trả bao nhiêu tiền Lợi ích nhận được là gì? Chiết khấu bao nhiêu? Chi phí/Chi phí cơ hội mà doanh nghiệp phải chịu mất là gì? Tương tự với thanh toán sớm hơn hạn quy định Tương tự với thanh toán trễ hạn Ngân hàng liên quan Hóa đơn cần theo dõi Nhân viên mua hàng Xác định nhà cung cấp cần theo dõi dòng tiền công nợ 3. Công nợ là gì? Để hiểu rõ hơn về Account Payable thì chúng ta cần đi sâu vào phân tích định nghĩa công nợ trong doanh nghiệp và khách hàng. Nắm bắt được những điều này sẽ giúp cho bất cứ ai theo đuổi ngành kinh doanh nói riêng và những điều liên quan đến kinh doanh dễ dàng hơn. Công nợ - Account Payable là gì? Công nợ bao gồm những khoản công nợ phải thu và khoản công nợ phải trả của một đơn vị, tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Công nợ bao gồm các loại chính như sau: Các khoản thu khách hàng: Là các khoản tiền mà trong đó đơn vị bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền. Các khoản phải trả người bán: Là giá trị của những loại vật tư, các thiết bị, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ… phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị đó đã nhận của người bán nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Các khoản phải thu, phải trả khác: Bên cạnh những khoản phải thu khách hàng, phải thu nộ bộ,… như giá trị tài sản của chúng còn thiếu, chưa xác định được nguyên nhân, chờ quyết định xử lý của các cấp có thẩm quyền. Các khoản thu về bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể gây hư hỏng làm mấy vật tư, hàng hóa đã được xử lý bồi thường. Các khoản tạm ứng: Là khoản tiền hoặc là vật tư giao cho người nhận để tạm ứng, thực hiện công việc đã được cấp trên phê duyệt. 4. Các vị trí kế toán có liên quan đến Account Payable Trong lĩnh vực kế toán có 2 vị trí kế toán thanh toán và kế toán công nợ khá nhiều người nhầm lẫn là một. Nhiều người cho rằng, về nội dung cũng như cách thức theo dõi quản lý của 2 công việc này là như nhau. Nhưng trên thực tế, chúng có sự khác nhau về vai trò và nhiệm vụ: Các vị trí kế toán có liên quan đến Account Payable là gì 4.1. Payable Account Rất nhiều bạn có thắc mắc về Payable accuont là gì? Hoặc Account Payable Accountant là gì? Những thông tin dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn. Payable account là kế toán thanh toán, đảm nhiệm và thực hiện việc lập các chứng từ thu – chi trong công ty khi có nhu cầu cần thanh toán bằng tiền mặt. Hoặc thực hiện việc chuyển khoản cho đơn vị chủ nợ. Công việc của một người kế toán thanh toán cần phải làm bao gồm: a. Quản lý các khoản thu Thực hiện thu tiền, bao gồm: thu tiền của các cổ đông, thu hồi các cong nợ, thu tiền của ngân hàng theo ngày. Theo dõi tiền gửi ngân hàng. Theo dõi các công nợ của các cổ đông, các khách hàng, các nhân viên trong công ty, doanh nghiệp và đôn đốc việc thu hồi công nợ. Theo dõi việc thanh toán qua thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng,… của khách hàng. Quản lý những chứng từ có liên quan đến thu và chi. b. Quản lý các khoản chi Lập kế hoạch cho việc thanh toán với các nhà cung cấp hàng tháng, hàng tuần. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, thông qua ngân hàng cho các nhà cung cấp: đối chiếu công nợ, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, nhận hóa đơn, lập phiếu chi Thực hiện nghiệp vụ chi nội bộ: trả lương; thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ bên ngoài… Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng. Liên hệ với các nhà cung cấp trong những trường hợp các kế hoạch thanh toán không được đảm bảo. c. Kiểm soát các hoạt động thu ngân - Trực tiếp nhận những chứng từ có liên quan nhận từ bộ phận thu ngân - Kiểm tra tính hợp lý, sự hợp lệ của các chứng từ. d. Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt - Làm việc với thủ quỹ thu – chi theo đúng quy định. - Kết hợp với thủ quỹ để đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày. - Lập các báo cáo, in sổ sách tồn quỹ báo cáo cho bạn Giám đốc. 4.2. Receivable Accountant Kế toán công nợ (Receivable Accountant) có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ bao gồm: Công nợ với khách hàng, công nợ nội vộ và các loại công nợ khác. Tuy có nhiệm vụ không giống nhau nhưng 2 bộ phận kế toán công nợ và kế toán thanh toán có sự liên quan mật thiết với nhau. Hi vọng với những thông tin mà Timviec365.vn cung cấp thì các bạn cũng đã hiểu rõ ràng hơn về account payable là gì rồi. Nắm được các thuật ngữ trong lĩnh vực tài chính, kinh doanh, kế toán thì các bạn sẽ dễ dàng thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Chúc tất cả các nhà kinh doanh, kế toán thành công trong lĩnh vực các bạn theo đuổi.

Xem bài nguyên mẫu tại: Account Payable là gì?