KHÁI QÁT PO LÀ GÌ? Khái niệm PO là gì? PO hay còn được gọi là Purchasse Orrder là từ chỉ Đơn đặt hàng, đây là một loại giấy tờ, tài liệu sử dụng trong giao dịch thương mại và buôn bán và được ủy quyền. PO có giá trị pháp lý khi người bán đồng ý, Loại giấy tờ này do người mua cấp cho người bán và thể hiện về loại, số lượng và giá cả thỏa thuận của sản phẩm/dịch vụ. PO được sử dụng trong việc kiểm soát quá trình mua các sản phẩm hoặc dịch vụ từ những nhà cung cấp của bên ngoài. Đơn đặt hàng PO cũng có thể là một phần cốt yếu của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đơn đặt hàng không thể tự bản thân của nó tạo được một hợp đồng. Nếu như không có hợp đồng tồn tại thì PO chính là đơn đặt hàng của những người bán tạo thành các hợp đồng giữa người mua và người bán khi giao dịch. Đơn đặt hàng PO chính là một căn cứ quan trọng để bên mua và bên bán có thể soạn ra được bản hợp đồng mua bán, bao gồm các thông tin đóng vai trò quan trọng như số lượng của hàng hóa, quy cách hàng hóa, giá bán, chất lượng, thời gian giao hàng, địa chỉ giao hàng... Định dạng của đơn đặt hàng Đơn đặt hàng không có quy định về mẫu chung nhất định nào, tùy vào tính chất làm ăn và giao dịch của từng công ty mà có những phương thức gửi đơn đặt hàng khác nhau. Tuy nhiên, bất cứ loại đơn đặt hàng nào sẽ có cần đảm bảo được đủ 3 phần chính đó là: Mở đầu, nội dung và phần kết. Phần mở đầu đơn đặt hàng PO Trong phần này bao gồm: Tên gọi của đơn đặt hàng, mã số của đơn đặt hàng, tên của hai bên giao dịch, địa điểm giao dịch và làm đơn đặt hàng, thời gian làm đơn đặt hàng. Phần nội dung chính của đơn đặt hàng PO Trong phần nội dung, đơn đặt hàng cần có tên gọi, quy cách của hàng hóa, chất lượng của hàng hóa, giá cả, bao bì, phương thức thanh toán và vận chuyển, địa điểm giao hàng trong đơn, tình hình kiểm nghiệm đơn đặt hàng, bảo hiểm, các điều khoản về việc vi phạm các hợp đồng, việc tranh chấp và các điều khoản bất khả kháng khác. Phần kết luận của đơn đặt hàng Phần này bao gồm số của bản đơn đặt hàng, thời gian mà đơn đặt hàng có hiệu lực, và tên của những người ký dấu của các bên công ty. Nội dung của đơn đặt hàng PO Điều khoản về chất lượng Chất lượng của đơn đặt hàng chính là tổng hợp của chất lượng bên trong của hàng hóa, hình thái bên ngoài của loại hàng hóa đó, gồm những tiêu chí về các tính năng cũng như tạo hình của bên ngoài. Bao gồm cả những tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật và tiêu chuẩn về chất lượng và quy cách, nhãn hiệu của hàng hóa. Đối với bên mua hàng thì cần sử dụng những cách thức mua bán một cách rõ ràng để có thể xác định được những tiêu chuẩn chất lượng có thể chấp nhận được của loại hàng hóa đó: • Sử dụng các bản vẽ hoặc là các giấy tờ về mặt kỹ thuật để đưa ra những quy định về tiêu chuẩn chất lượng của loại hàng hóa đó. • Sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia hoặc là tiêu chuẩn ngành nghề để đưa ra những quy định về tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa. Khi mà các bạn sử dụng văn bản hoặc là hình vẽ để thể hiện những tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa thì nên sử dụng kèm theo các vật mẫu để thể hiện chất lượng hàng hóa một cách đầy đủ nhất. Điều khoản về giá Giá cả chính là yếu tố thể hiện giá trị của hàng hóa, là đơn vị tính giá trị của hàng hóa. Do đó, đối với điều khoản về giá bao gồm: Thuật ngữ, loại tiền, đơn giá, tổng mức giá, giá tiền của mỗi loại hàng hóa, địa điểm giao hàng hóa, phương thức định giá của hàng hóa đó. Điều khoản về số lượng Số lượng chính là sử dụng lượng hàng hóa bằng các hệ đo lường nhất định để có thể thể hiện được trọng lượng và các con số, độ dài, diện tích, dung tích của loại hàng hóa đó. Bao gồm: Số lượng hàng, cách tính, đơn vị, phạm vi sai số (cần nêu rõ khi cần thiết). Điều khoản về đóng gói bao bì Đóng gói bao bì chính là một trong những thao tác trong quá trình xử lý hàng hóa, sử dụng vật dụng thích hợp để đảm bảo các yêu cầu về chất lượng cũng như là số lượng của loại hàng hóa đó, đảm bảo tính chất bảo quản, vận chuyên cũng như tiện lợi cho việc bốc dỡ. Trong điều khoản đóng gói bao bì bao gồm: Chất liệu của bao bì, phương thức đóng gói bao bì, phí đóng gói bao bì, các ký hiệu chuyên chở, các dấu hiệu nhận biết về phương thức đóng gói bao bì, những yêu cầu về môi trường, chất lượng, quy cách, chi phí và ký phân loại chuyên chở. Điều khoản về việc vận chuyển Qúa trình vận chuyển chính là viêc xếp các loại hàng hóa lên các phương tiện chuyên chở cũng như là đưa hàng hóa đến các địa điểm giao hàng. Nội dung trong điều khoản này bao gồm: Phương thức vận chuyển, thời gian vận chuyển, địa điểm chuyển đi và địa điểm chuyển đến, thông báo về việc vận chuyển. Các nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng hóa lên thuyền hoặc là các phương thức chuyên chở khác trong hợp đồng CÌ, FOB, CFR. Điều khoản về kiểm nghiệm Kiểm nghiệm hàng hóa trong quá trình mua và bán hàng hóa đó chỉ việc kiểm tra cũng như nghiệm thu hàng hóa theo các điều kiện trong hợp đồng, có sự liên quan đến số lượng, chất lượng và bao bì của sản phẩm đó. Nội dung chính trong điều khoản về kiểm nghiệm hàng hóa bao gồm: Thời gian kiểm nghiệm, cơ quan kiểm nghiệm, công cụ, tiêu chuẩn và phương thức kiểm nghiệm hàng hóa. Điều khoản về thanh toán Thanh toán chính là việc mà các bạn trả tiền hàng vào khoảng thời gian và địa điểm theo quy định, với các phương thức thanh toán nhất định đã được quy định. Những nội dung trong điều khoản thanh toán cần nắm rõ như sau: • Nêu rõ ràng về phương tiện thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, hay ngân phiếu? • Nêu rõ ràng về phương thức thanh toán: Thanh toán qua ngân hàng, thẻ tín dụng, thanh toán trực tiếp hay nhờ dịch vụ thu hộ? • Nêu rõ về khoảng thời gian thanh toán: đặt cọc, đúng hạn thanh toán hay chậm thanh toán? • Nêu rõ về địa điểm thanh toán: Địa điểm của người thanh toán hay là thanh toán tại ngân hàng? Điều khoản về bảo hiểm Bảo hiểm thể hiện quá trình mà doanh nghiệp đó mua bảo hiểm từ những công ty bảo hiểm, nộp phí bảo hiểm. Trong quá trình hàng hóa được vận chuyển, nếu xảy ra tình trạng mất hàng hóa, tổn thất hàng hóa thì các công ty bảo hiểm mà doanh nghiệp tham gia sẽ lấy căn cứ hợp đồng bảo hiểm để bồi thường kinh tế cho doanh nghiệp đó. Nội dung chính của điều khoản bảo hiểm gồm: • Xác định loại hình và các mức bảo hiểm. • Chỉ rõ tên và thông tin người mua bảo hiểm. Điều khoản bất khả kháng Điều khoản này chỉ những sự cố bất ngờ nằm ngoài tầm kiểm soát và dự đoán, khó có thể khống chế được. Nội dung chính của Điều khoản này bao gồm: Đinh nghĩa của những việc bất khả kháng, phạm vi áp dụng, quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên, chịu trách nhiệm pháp lý... Điều khoản về trọng tải Điều khoản về trọng tải thể hiện điều khoản của trọng tải, cả hai bên tự nguyện đưa ra những vấn đề tranh chấp cho bên thứ 3 xét duyệt. Nội dung của thỏa thuận về trọng tải này bao gồm các cơ quan trọng tải, các quy trình phán quyết và địa điểm ứng dụng cũng như là hiệu lực trọng tải. Po thường được sử dụng trong những vấn đề NHỮNG LÝ DO KHIẾN CÁC CÔNG TY NÊN SỬ DỤNG ĐƠN ĐẶT HÀNG PO • PO giúp cho người mua có thể dễ dàng truyền đại được những mong muốn của mình dến với người bán. • PO bảo vệ những người bán trong các trường hợp mà người mua không trả tiền hàng hóa mà họ đã mua. • PO giúp cho những đại lý quản lý được những yêu cầu mới của công ty và của khách hàng. • PO thúc đẩy một cách có hợp lý nền kinh tế theo quy trình chuẩn. • PO mang lại rất nhiều những tiện ích về mặt tài chính và thương mại. GIẢI ĐÁP Ý NGHĨA CỦA PO TRONG CÁC LĨNH VỰC KHÁC NHAU PO trong thanh toán Trong lĩnh vực tài chính, thanh toán PO chính là từ viết tắt của từ tiếng Anh Payoneer. Các bạn có thể hiểu đơn giản rằng đây chính là loại thẻ sử dụng để mọi người có thể gửi tiền hoặc nhận tiền. Loại thẻ này là loại thể quốc tế, chính vì vậy mà từ PO được sử dụng rất rộng rãi và phổ biến. PO trong xuất nhập khẩu Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu thì từ Bo lại mang một ý nghĩa khác. PO trong xuất nhập khẩu được hiểu là hợp đồng mua bán giữa nhiều bên với nhau. Trong trường hợp này, những người tham gia mua bán cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin có liên quan. Bên cạnh đó, PO trong xuất nhập khẩu còn có thể được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau như PO BOX chính là hộp thư, sổ PO. PO trong vận chuyển Trong quá trình vận chuyển hàng hóa và các vật phẩm, PO có nghĩa là đặt hàng. Ngoài từ viết tắt của PO là Purchase order ra thì Po còn là từ viết tắt của Post Office. Nếu dịch từ này sang tiếng Việt thì có nghĩa chính là bưu điện. Bưu điện chính là nơi mà các bạn có thể gửi hoặc nhận các vật phẩm từ nơi khác. CÁC ĐỊNH DẠNG CỦA ĐƠN ĐẶT HÀNG PO Đơn đặt hàng điện tử PO Đơn đặt hàng là loại giấy tờ, tài liệu, nhưng nó không bắt buộc phải được trình bày trên giấy mà còn được giao dịch dưới hình thức là thư điện tử thông qua internet. Thường thì các đơn đặt hàng điện tử được sử dụng trong quá trình mua hàng hoặc các dịch vụ trực tuyến giao dịch trực tuyến. Chính vì thế, đơn đặt hàng còn được gọi bởi rất nhiều tên. Có khi Đơn đặt hàng điện tử còn được gọi là mua sắn điện tử, mua hàng điện tử, yêu cầu mua hàng điện tử. Đơn đặt hàng phi điện tử Cùng với đơn đặt hàng điện tử thì có đơn đặt hàng phi điện tử trong các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Các đơn đặt hàng phi điện tử này còn được thực hiện trên giấy tờ. Chính vì vậy, đơn đặt hàng phi điện tử còn có định dạng về đơn đặt hàng thích hợp. Có rất nhiều người dùng muốn có những định dạng về đơn đặt hàng chuyên nghiệp hơn, dành cho các đơn đặt hàng, họ mua với nhiều lý do khác nhau. Đơn đặt hàng cũng có thể trở thành một phần của các tài liệu kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp đó thuận lợi trong việc ghi lại những giao dịch với khách hàng, tạo ấn tượng và lòng tin đối với khách hàng. CÁC BƯỚC TẠO ĐƠN ĐẶT HÀNG PO Thông thường thì sẽ có 4 bước để tạo một đơn đặt hàng, bao gồm: • Chuẩn bị kế hoạch đặt hàng • Đánh giá nhu cầu của đơn hàng • Tính toán dung lương của đơn đặt hàng • Lập kế hoạch của đơn hàngHãy cùng đi vào tìm hiểu chi tiết từng bước trong đơn đặt hàng. Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch đặt hàng Trong bước chuẩn bị kế hoạch đặt hàng có 4 nội dung chính đó là: Tiếp nhận nhu cầu của thị trường, tiếp nhận nhu cầu của sản xuất, chuẩn bị tài liệu về môi trường các đơn đặt hàng và lập các tài liệu giới thiệu về các kế hoạch đơn đặt hàng. + Tiếp nhận nhu cầu của thị trường: Được coi là động cơ để mua hàng hóa, những người bán hàng buộc phải nắm được nhu cầu và tình hình tiêu thụ hàng hóa của thị trường. Có khả năng phân tích sâu về thị trường để có kế hoạch về nhu cầu hàng hóa. Đối với kế hoạch kinh doanh trong một năm của doanh nghiệp thường dựa vào căn cứ của tình hình cuối năm trước đó, thông báo tới các phòng ban có liên quan, các phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kế hoạch, phòng mua hàng để chỉ đạo về sự vận hành của chuỗi cung ứng trong năm. Dựa vào kế hoạch kinh doanh mà người bán lập kế hoạch về nhu cầu tiêu thị của thị trường theo từng quý và theo từng tháng. + Tiếp nhận nhu cầu về sản xuất: Đối với quá trình mua hàng, nhu cầu sản xuất ở đây được gọi là nhu cầu sản xuất hàng hóa. Vào thời gian mà nhu cầu sản xuất hàng hóa được quyết định sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thường thì kế hoạch đối với nhu cầu sản xuất hàng hóa chính là nguồn căn cứ chính của các kế hoạch đặt hàng. Để phù hợp với các nhu cầu về sản xuất hàng hóa, các nhân viên khi lập kế hoạch mua hàng hóa thì cần phải nắm rõ những kế hoạch sản xuất và có kiến thức về công nghệ. Các bước để lập ra một kế hoạch về nhu cầu hàng hóa bao gồm: • Quyết định tổng nhu cầu hàng hóa • Quyết định về nhu cầu ròng. • Đưa ra các ngày đặt hàng và số lượng đặt hàng dành cho kế hoạch đặt hàng. + Chuẩn bị các tài liệu về môi trường đơn hàng: Chuẩn bị các thông tin về những nhà cung cấp. Tài liệu này rất quan trọng đối với các kế hoạch đặt hàng. Môi trường đơn hàng được hình thành khi hoàn thành kế hoạch chứng nhận hàng hóa, các nội dung chính bao gồm: • Thông tin của nhà cung cấp • Thông tin tỷ lệ đơn hàng • Thông tin về bao bì nhỏ nhất • Chu kỳ của các đơn đặt hàng: Khoảng thời gian từ khi đặt đơn cho tới khi giao hàng. + Tạo tài liệu về các kế hoạch đơn hàng: Là tài liệu cần thiết đối với kế hoạch đơn hàng. Nội dung chính của tài liệu đơn hàng gồm: • Tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng hóa. • Phụ lục: Kế hoạch nhu cầu của thị trường, kế hoạch về nhu cầu sản xuất, tài liệu của môi trường các đơn đặt hàng. Bước 2: Đánh giá về nhu cầu đơn hàng Bước đánh giá về nhu cầu của các đơn hàng là một khâu cực kỳ quan trọng đối với kế hoạch đặt hàng, chỉ khi bạn đưa ra các đánh giá chính xác về nhu cầu của đơn hàng mới được cung cấp về các số liệu tham khảo cũng như về các dung lượng của đơn hàng để có thể vạch ra được một kế hoạch đơn hàng tốt nhất. Nội dung chính của bước đánh giá về nhu cầu của đơn hàng gồm: Phân tích nhu cầu về sản xuất, xác định các nhu cầu về đơn hàng. Qúa trình để đánh giá về nhu cầu của đơn hàng được tính như sau: • Tài liệu về kế hoạch của đơn hàng • Phân tích các nhu cầu về thị trường • Phân tích các nhu cầu về sản xuất • Xác định các nhu cầu về đơn hàng • Nhu cầu đơn hàng. Bước 3: Tính toán dung lượng đơn hàng po Bước tính toán dung lương của đơn hàng PO là một trong những mắt xích quan trọng trong kế hoạch mua hàng, khi tính toán chính xác về các dung lượng đơn hàng thì mới có thể so sánh được với nhu cầu và dung lượng của đơn hàng PO. Tính toán về dung lượng của đơn hàng sẽ có 4 nội dung chính đó là: Phân tích các tài liệu về cung ứng, tính tổng các dung lượng của đơn hàng, tính lượng đơn hàng tiếp nối và xác định dung lượng đơn hàng còn lại. + Phân tích các tài liệu về cung ứng: Trong quá trình mua hàng hóa, các hàng hóa và dự án đều là những đối tượng và thao tác của cả việc mua hàng. Đối với việc mua hàng hóa, thông tin của các nhà cung cấp chính là tài liệu quan trọng. + Tính toán tổng dung lượng của đơn hàng: Tổng dung lượng của các đơn hàng chính là tổng hợp những phương diện, bao gồm 2 nội dung: Số lượng các vật liệu có thể cung cấp và thời gian giao hàng. + Tính toán dung lượng của đơn hàng đã nhận được: Chính là dung lượng của đơn hàng mà nhà cung cấp đã ký trong khoảng thời gian được quy định. Các quá trình tính toán dung lượng của đơn hàng khá là phức tạp. + Xác định dung lượng của đơn hàng còn lại: Dung lượng của đơn hàng còn lại chính là tổng dung lượng của đơn hàng còn lại của tất cả những nhà cung cấp các loại vật liệu đó. + Lập kế hoạch các đơn hàng: Đây là khâu cuối cùng trong kế hoạch mua hàng, cũng chính là một mắt xích quan trọng nhất trong bước lập kế hoạch đơn hàng PO. Khâu này bao gồm: So sánh các nhu cầu của đơn hàng, dung lượng đơn hàng; tổng hợp cân đối và xác định các kế hoạch để chứng nhận lượng còn dư, kế hoạch của đơn hàng. Trên đây là những thông tin quan trọng giúp các bạn hiểu PO là gì và những vấn đề có liên quan đến PO. Hy vọng, Timviec365.vn đã mang đến những thông tin bổ ích giúp các bạn giải đáp được thắc mắc về PO.
Tham khảo bài gốc ở: Po là gì? Những thông tin cần biết về Po
#timviec365.vn
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét