Purchasing là gì? Sức hấp dẫn của nghề Purchasing hiện nay!

1. Purchasing là gì? Có gì hot liên quan đến thuật ngữ này? Nhắc đến Purchasing tôi lại nhớ đến một người bạn của mình trong một lần trò chuyện, cô bạn của tôi đã quyết định theo đuổi nghề nghiệp Purchasing trong một lần may mắn được tìm hiểu và biết về nghiệp này! Tôi cũng đã rất hoang mang vì không biết Purchasing là gì bởi đây là một thuật ngữ không quá mấy thông dụng với những người không làm trong ngành và không có dịp được tìm hiểu về thuật ngữ này! Vậy, Purchasing là gì, tại sao lại có sức hấp dẫn kỳ lạ với cô bạn tôi như vậy nhỉ? Sau khi nghe bạn mình tâm sự kết hợp với việc tìm hiểu thêm về Purchasing, tôi đã có câu trả lời cho chính mình về câu hỏi: “Purchasing là gì?”. Để có thể giúp độc giả của mình có thể dễ dàng hiểu được Purchasing là gì, tôi xin dịch ra ngữ nghĩa của từ Purchasing sang tiếng việt đó chính là từ “thu mua”. Nói đến đây, chắc hẳn cũng có rất nhiều bạn đọc ngầm hiểu được đây là công việc gì nhưng vẫn có rất nhiều độc giả vẫn chưa hiểu nhiều về nó hoặc còn quá ít thông tin về công việc này! Thực chất, thu mua là một trong những hoạt động không thể thiếu ở bất cứ hoạt động kinh doanh nào của các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logisstics và chuỗi cung ứng. Để có thể xét ở khía cạnh thực tế, thì nghề Purchasing (thu mua) sẽ đòi hỏi người là công việc này phải chịu trách nhiệm trong các công việc như: lập kế hoạch mua và xác định các tiêu chuẩn đồng thời nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, phân tích giá trị, tài chính, mua hàng, quản lý hợp đồng cung cấp, kiểm soát hàng tồn kho và thanh toán. Thêm vào đó, nếu xét theo khía cạnh của một tổ chức, doanh nghiệp thì sẽ không chỉ có một hoặc hai người chịu trách nhiệm công việc Purchasing (thu mua) mà sẽ bao gồm cả một tổ chức chịu trách nhiệm trong công việc này. Vậy bộ phận thu mua gồm những ai và tương ứng với mỗi vị trí sẽ chịu trách nhiệm liên quan đến purchasing là gì? Cũng giống như các bộ phận phòng ban khác trong các tổ chức, doanh nghiệp, bộ phận purchasing cũng sẽ bao gồm giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. Đối với vị trí giám đốc thu mua, người này sẽ chịu trách nhiệm trong các hoạt động quản lý việc thu mua hàng hóa, sản phẩm. Còn nếu là nhân viên thu mua hay nhân viên hành chính thì sẽ chịu trách nhiệm trong việc trợ giúp và tất nhiên nhân viên thu mua hay nhân viên hành chính đều sẽ phải làm việc dưới quyền hạn của giám đốc thu mua. Tuy nhiên, đặc trưng công việc của một nhân viên thu mua trong các tổ chức, doanh nghiệp đó là sẽ phải đảm bảo việc liên hệ và làm việc với nhà cung ứng trong việc bàn giao tài sản và hàng hóa phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp đồng thời các thủ tục, văn bản, giấy tờ chứng nhận quá trình thu mua phải đảm bảo hợp lệ theo đúng điều khoản và thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên liên quan. Còn đối với trách nhiệm của một nhân viên hành chính sẽ là thực hiện xử lý các loại văn bản đồng thời xử lý hồ sơ theo yêu cầu, sắp xếp các cuộc họp và trợ giúp về các vấn đề trong hoạt động thu mua và đánh giá, thống kê hàng tồn trữ,.. Đến đây chắc hẳn độc giả của tôi đang thắc mắc vậy sự thú vị và sức hấp dẫn của Purchasing là gì đúng không? Để mà nói về sự thú vị và sức hấp dẫn nếu như bạn chịu khó tìm tòi và tìm hiểu về nó chắc hẳn bạn đọc cũng sẽ như tôi cảm nhận được rằng đây là công việc theo một quá trình thu mua hàng hóa vô cùng đa dạng. Xét ở khía cạnh cá nhân của từng doanh nghiệp, tổ chức để mà nói hình thức và quy trình sẽ vô cùng khác nhau chứ không bị áp đặt theo một khuôn khổ chính vì vậy đòi hỏi người làm và theo đuổi công việc này cần phải liên tục làm mới mình và cập nhật nhiều kiến thức, kỹ năng để tương thích trong từng điều kiện, hoàn cảnh công việc. Cho dù là có sự khác nhau giữa các quy trình của từng tổ chức, doanh nghiệp thì quá trình thu mua vẫn sẽ phải đảm bảo các yếu tố quan trọng như: bắt đầu từ một nhu cầu cụ thể nào đó của doanh nghiệp có thể là nhu cầu về hàng tồn trữ hoặc nhu cầu về dịch vụ. Thêm vào đó bộ phận thu mua vẫn sẽ phải thiết lập một bảng tiêu chuẩn có ghi rõ đầy đủ về đặc tính, thông số kỹ thuật cũng như tính chất vật lý, hóa học,.. của sản phẩm. Lưu ý kỹ với những bạn muốn lựa chọn nghề Purchasing để phát triển nghề nghiệp đó là trong quá trình thu mua thường xảy ra hiện tượng bạn phải cung cấp hồ sơ mời thầu hay còn gọi là RFP hoặc một yêu cầu báo giá (RFQ) phải được thiệt lập nội dung chặt chẽ để gửi đến nhà cung cấp. Tiếp đến của quá trình đó chính là việc các nhà cung cấp sẽ gửi mail hoặc thư báo giá sản phẩn của họ để đáp ứng các thắc mắc về giá cho các RFQ. Sau đó, bộ phận thu mua sẽ cân nhắc, xem xét để chọn ra một trong số các nhà cung cấp tốt nhất có thể dựa vào một số tiêu chí như: giá cả, chất lượng sản phẩm, giá trị các mặt hàng,..để lựa chọn và xem xét từ đó xuất ra đơn đặt hàng. Thông thường hình thức của đơn đặt hàng sẽ phải đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để đơn đặt hàng đảm bảo đủ tính chất thỏa thuận hợp lệ của hợp đồng giao dịch, hóa đơn do nhà cung cấp xuất ra cần phải đối chiếu với các đơn đặt hàng với các giấy tờ nhằm giúp cho hoạt động kiểm tra hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn! Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu và biết được Purchasing là gì? Purchasing sẽ phải thực hiện các công việc gì? Vậy bạn đọc có thắc mắc về nguyên tắc của Purchasing hay nguyên tắc thu mua không? Đây là một trong những vấn đề và kiến thức vô cùng quan trọng đối với những ai muốn theo đuổi công việc này! Vậy còn chần chừ gì nữa mà không tìm hiểu ngay ở phần tiếp theo dưới đây ngay thôi nào! 2. Nguyên tắc của Purchasing là gì? Một trong số nguyên tắc cơ bản của Purchasing đó chính là người làm công việc này phải vô cùng nhanh nhạy và nắm bắt được kiến thức giống như khi chúng ta chơi chứng khoán vậy. Nắm bắt được mức giá tốt nhất của hàng hóa bản thân doanh nghiệp đang mong muốn với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp (mua ở mức thấp, bán ở mức cao). Thêm vào đó, công việc Purchasing này cũng giống như nhiều công việc khác đó là việc thu mua sẽ có phương tiện để trợ giúp công việc quản lý bộ phận thu mua của doanh nghiệp, phương tiện đó không phải một cỗ máy, không phải máy móc hiện đại, thông minh nào mà chính từ các số liệu được phân tích trong quá trình thu mua. Những số liệu này có vai trò vô cùng quan trọng trong bất cứ hoạt động thu mua nào của tổ chức, doanh nghiệp bởi nó sẽ dùng để đối chiếu cũng như dựa vào đó bạn có thể nhận biết được nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp đối với từng loại mặt hàng. Sau khi tìm hiểu, tôi nhận thấy có một phương pháp khá hay cho những ai làm công việc purchasing có thể tham khảo để đảm bảo được việc thu mua hàng hóa trở nên hiệu quả hơn đó là việc bạn hãy sử dụng các quy tắc đồng thời tuân thủ theo các thủ tục có sẵn về thu mua để có thể giảm thiệu các rủi ro ngay trong quá trình đặt mua hàng hóa cũng như giải quyết được vấn đề thu mua được hàng hóa tốt nhất theo yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức. Thông thường các đơn đặt mua hàng hóa sẽ được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng của một nhà cung ứng nào đó mà hai bên đã đi đến thống nhất cũng như ký kết thỏa thuận. Những yêu cầu mua hàng có thể là những yêu cầu của một bên nhân sự nào đó trong công ty chứ không nhất thiết là bên bộ phận thu mua trong trường hợp bộ phận đó cần một loại sản phẩm nào đó để phục vụ cho múc đích công việc như: bảo dưỡng, tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường,... Hiện nay, trong các tập đoàn hay các công ty lớn việc quản lý thu mua diễn ra hết sực phổ biến và hầu hết được thể hiện thông qua hệ thống máy tính, cùng với sự phát triển của công nghệ hình thức này trở nên vô cùng thuận lợi và hiệu quả. Theo một kết quả nghiên cứu của viện ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin của khách sạn 5 sao Cairo Hòa Kỳ đã chỉ ra rằng việc ứng dụng công nghệ máy tính vào trong các hoạt động mua sắm đã giúp nhà cung cấp giảm thiểu được việc cắt giảm tiêu hao nhân sự tại bộ phận thu mua đồng thời giảm thiểu tối đa hệ thống làm việc theo cách truyền thông trên văn bản, giấy tờ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức của cả doanh nghiệp và bên cung ứng khiến cho công việc này trở nên hợp thời, hợp xu thế hơn bao giờ hết.  Ngoài ra, một thông tin vô cùng hữu ích cho bạn đọc đó là xu hướng Purchasing đã bắt đầu bùng nổ trong những năm trở lại đây khi khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ cùng với sự thịnh hành của internet và an ninh mạng biến việc thu mua trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. Thêm vào đó, độc giả của tôi có thể tìm kiếm các việc làm liên quan đến Purchasing như chuyên viên thu mua, giám đốc thu mua thông qua các thông tin tuyển dụng việc làm ở mọi ngành nghề, tỉnh thành được đăng tải và cập nhất thường xuyên liên tục trên website Timviec365.vn Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đọc sẽ có cho mình câu trả lời cho câu hỏi: “purchasing là gì” và nhanh chóng tìm kiếm được công việc đúng như mong muốn và phù hợp với năng lực của mình!

Xem bài nguyên mẫu tại: Purchasing là gì? Sức hấp dẫn của nghề Purchasing hiện nay!

#timviec365vn