Microsoft Excel vốn là một công cụ quen thuộc với những ai làm công việc văn phòng. Nhất là đối với những người phải xử lý một khối lượng lớn những bảng thống kê, dữ liệu, .. Trong quá trình thực hiện thao tác trong bảng tính Excel, bạn cần phải sử dụng đến nhiều thủ thuật nhằm phục vụ cho vấn đề xử lý bảng dữ liệu. 1. Nguyên tắc thêm dòng trong excel Khi thêm dòng trong Excel, chúng ta cần phải lưu ý tới một vài nguyên tắc sau: Nguyên tắc thứ nhất: cần biết rõ mình muốn thêm một hay nhiều dòng Nguyên tắc thứ hai: lưu ý về vị trí muốn thêm dòng. Ví dụ nếu bạn muốn thêm dòng ở trước dòng số 5 thì bạn cần chọn 1 hoặc là cả dòng số 5. Nguyên tắc thứ ba: có thể sử dụng chuột hay là phím tắt để thực hiện thêm dòng. Khi sử dụng chuột thì có thể thêm 1 hay là nhiều dòng từ trong thành Ribbon, cũng có thể thêm trực tiếp ở trong sheet của Excel. Nguyên tắc được cho là quan trọng nhất: + Muốn thêm một dòng thì chọn một ô hoặc chọn toàn bộ một dòng ở phía dưới của vị trí dòng muốn chèn thêm + Muốn thêm (n) dòng thì sẽ chọn (n) dòng ở phía dưới của vị trí dòng muốn thêm thông qua việc dùng chuột hay là dùng phím tắt. 2. Cách thêm dòng trong excel Dựa vào những nguyên tắc thêm dòng ở trên chúng ta có thể chia ra làm 3 cách thêm dòng ở trong bảng excel Thêm dòng trong excel bằng phím tắt Việc nhấp chuột vòa một hàng ở trong bảng tính excel và chọn chèn hàng là việc mất khá nhiều thời gian của bạn. Vậy thì cần phải làm thế nào để có thể chèn thêm dòng vào trong excel mà không cần phải rời tay ra khỏi bàn phím? Những cách dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng thêm dòng trong excel bằng bàn phím. Cách 1: Nhấn Shift + Space để chọn cả hàng Nhấn Control + Shift + + để thêm một gàng ở phía trên của hàng vừa mới chọn. Cách 2: Nhấn Control + Shift + + để chèn một hàng Nhấn Enter để chọn chèn thêm 1 dòng ở bên dưới Cách 3: Nhấn Alt + I ( insert ) -> nhấn R ( Row ) Cách 4: Nhấn Ctrl + Y Cách 5: Nhấn Shift + Space chọn hàng hiện tại Nhấn phím tắt chuột phải + I để tiến hành lệnh chèn hàng. Phím tắt chuột phải trên bàn phím chính là nút nằm giữa nút cửa sổ và nút Ctrl. Cách 6: Chọn vùng bạn chèn vào một dòng mới. Để có thể thực hiện điều này, bạn hãy nhấp chuột trái vào nút số dòng ở bên cạnh ô đầu tiên nhất của dòng đó, giữ chuột trái và mở rộng phạm vi. Nhấn phím Ctrl + Plus ở trên bảng số hoặc nhấn Ctrl + Shift+Plus. Nếu như cần thêm dòng trong cùng một lúc, có thể đến vài trăm dòng thì hãy sử dụng phím F4 vì nó lặp lại hành động cuối của bạn. Ví dụ: bạn muốn chền thêm 100 dòng trống thì hãy chọn vừng có 10 dòng, sau đó sử dụng phím tắt để chèn vào khoảng trống, tiếp theo chỉ cần nhấn nút F4 mười lần. Cách 7: Sử dụng phím tắt đặc biệt để chèn những dòng trong exel trong trường hợp có dữ liệu bên phải bảng. Chọn phím tắt Ctrl + Plus cho hiệu quả chèn dòng rất nhanh và đáng tin cậy thế nhưng nếu như trong bảng tính có dữ liệu ở phía bên phải thì có thể chèn vào khoảng trống ở nơi bạn không cần chúng. Trong trường hợp này thì bạn sẽ cần phải tìm ra một giải pháp để chèn nhiều dòng mới mà vẫn đảm bảo giữ được cấu trức của dữ liệu ở danh sách bên phải đó như cũ. Để xử lý trường hợp này thì bạn hãy làm theo các bước dưới đây: 1. Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng bằng cách dùng phím tắt Ctrl + T hoặc vào Tab Home/ Format as Table, chọn kiểu phù hợp nhất với bạn. Bạn sẽ nhìn thấy hộp thoại Create Table xuất hiện, chọn vùng dữ liệu mà bạn cần. Đây là cách làm cho dữ liệu của bạn trông sẽ giống với một bảng Excel riêng. 2. Danh sách đã được định dạng. Bạn cần chọn vùng dữ liệu ở trong bảng. 3. Giữ phím Alt, nhấn H sau đó nhấn I, cuối cùng nhấn A. Đây là phím tắt dùng cho những tùy chọn Insert Table Rows Above. Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Plus cũng cho kết quả tương tự. Vậy là dòng mới sẽ không xuất hiện xen vào các dòng bên phải của bảng danh sách dữ liệu. Cách thêm dòng trong excel bằng chuột Cách 1: Chọn một ô, một dòng hay là (n) dòng tùy theo ý muốn thêm bao nhiêu dòng của bạn. Nhấn chuột phải vào trong vùng được chọn và chọn Insert Cách 2: Chọn giống bước 1 của cách 1 Chọn các lệnh: Home -> Insert Lưu ý, cách thêm dòng ở trong Excel 2003 có khác gì so với cách thêm dòng trong excel 2007 và cách thêm dòng trong excel 2010? Với cách thêm dòng trực tiếp bằng chuột ở trên bản worksheet hay là sử dụng phím tắt về cơ bản không có sự khác nhau ở các phiên bản excel nhưng trong cách chọn Home -> Insert ở bản 2003 sẽ có sự khác biệt một chút về thao tác thêm dòng so với bản 2007 và 2010. Trong phiên bản 2003, bạn không chọn từ thanh Ribbon như hai bản trên mà chọn từ chính thanh Menu. 3. Một số thủ thuật khác trong excel 3.1. Chèn dòng xen kẽ trong excel Làm thế nào để chèn thêm một dòng trắng xen kẽ vào trong nội dung của bảng số liệu ở trên excel? Nếu như bạn chưa biết cách để thực hiện thì hãy theo dõi nội dung tiếp theo dưới đây nhé. Để có thể chèn dòng xen kẽ trong excel thì bạn sẽ cần sử dụng tới tính năng Sort ở trên Excel. Sau đó thực hiện các bước như sau: Bước 1 Mở File Excel mà bạn cần chèn thêm dòng xen kẽ ra. Trước tiên hãy thêm vào cột cuối của bảng số liệu thứ tự từ 1cho tới cuối, lặp lại ở các dòng chưa có dữ liệu. Để có thể thực hiện thao tác nhanh hơn thì hãy nhập số 1, sau đó thì nhấn giữ phím Ctrl, rê chuột vào góc phải và sau đó kéo xuống phía dưới. Bước 2: Ở dòng số thứ tự vừa được thêm ở phía dưới thì bạn nhấn chuột phải và chọn Sort, tiếp theo chọn Custom Sort. Bước 3: Khi xuất hiện giao diện cửa sổ Sort Warning nhỏ, chúng ta tiến hành nhấn nút Sort ở ngay phía bên dưới. Lưu ý: kích chọn vào trong mục Expand the selection. Bước 4: Ở trong giao diện mới của Sort, bạn bỏ chọn mục My data has header. Ở tiếp trong phần Sort by, chúng ta lựa chọn mục Column E. Order, để Small to Largest ( từ nhỏ tới lớn nhất ). Sau đó nhấn chọn OK. Kết quả sau cùng xuất hiện thêm dòng trắng xen kẽ ở trong nội dung của bảng dữ liệu Excel. Chúng ta chỉ cần xóa bỏ đi số thứ tự ở trong cột E. Lưu ý: nếu bạn muốn thêm vào bảng tính 2 hay là 3 dòng trắng thì cũng cần tạo ra số thứ tự từ 1 đến dòng muốn chèn. Sau đó, nếu như bạn muốn chèn thêm nhiều dòng khác thì cứ lặp lại số thứ tự tương ứng. Với những cách trên bạn đã có thể chèn thêm một vài dòng trắng bất kỳ vào trong bảng dữ liệu. Cách thêm dòng trong Excel chỉ khác phần thêm cột về số thứ tự từ một cho tới dòng cần phải thêm mà thôi. 3.2. Xóa hàng trong excel Có cách thêm dòng trong excel thì ắt có cách để xóa chúng đi khi không cần thiết và có nhu cầu xóa. Dữ liệu ở trong file excel của bạn có rất nhiều dòng trống, khoảng trắng khiến cho file bị đảo lộn hết cả vị trí của dữ liệu. Chúng ta cần có những thủ thuật hay để xóa toàn bộ những dòng trắng không cần thiết đó một cách nhanh chóng thay vì đi thực hiện thao tác xóa từng hàng một vì sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian của bạn. Cách thứ nhất xóa hàng trống trong excel Bước 1: chọn vùng dữ liệu bạn cần xóa. Dùng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong sheet. Bước 2: Chọn thẻ Home -> Find & Select -> Go to Special. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, chọn Special. Bước 3: Hộp thoại Go to Special, chọn Blanks, nhấn Ok. Bước 4: Tất cả các ô trống đều đã được chọn. Tiếp tục chọn thẻ Home -> Delete -> Delete Sheet Rows để xóa các dòng trống. Nhấn Delete khi hộp thoại Delete xuất hiện. Tại đây, có thể để mặc định là Shift Cells up hay là chọn Entire row để thay đổi các ô ở xung quanh. Chọn Ok để xóa bỏ ô trống. Cách thứ hai để xóa dòng trống trong excel Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn xóa dòng trống. Bước 2: Chọn thẻ Data. Ở phần Sort & Filter, chọn Filter. Bước 3: Chọn biểu tượng mũi tên ở trong ô đầu tiên tại cột bất kỳ nào đó. Ở đây các bạn bỏ chọn phần Select All. Bước 4: Kéo thanh cuộc phải xuống phía dưới cùng, chọn ô Blank, nhấn Ok. Bước 5: Sau bước 4, các dòng trống sẽ được lọc ra, các bạn chọn thẻ Home -> Delete -> Delete Sheet Rows để xóa bỏ các dòng trống. Cách thứ ba, sử dụng VBA Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để khởi chạy Visual Basic Editor Bước 2: Menu Insert -> Module Bước 3: Trong màn hình hiện ra, soạn thảo Code. Bạn nhập tất cả các đoạn mã code sau vào: Sub DeleteBlankRows() Dim i As Long If WorksheetFunction.CountA(Selection) = 0 Then MsgBox “Hien tai chua co vung du lieu nao duoc chon”, vbInformation, “Cuuhotinhoc.com” Exit Sub End If With Application .Calculation = xlCalculationManual .ScreenUpdating = False For i = Selection.Rows.Count To 1 Step -1 If WorksheetFunction.CountA(Selection.Rows(i)) = 0 Then Selection.Rows(i).EntireRow.Delete End If Next i .Calculation = xlCalculationAutomatic .ScreenUpdating = True End With End Sub Bước 4: Nhấn vào tổ hợp phím Alt + Q để quay lại màn hình làm việc của Excel Bước 5: Chọn toàn bộ dữ liệu cần xóa dòng trống đi Bước 6: Thực hiện Tab Vieeerw -> Macros -> View Macros Bước 7: Chọn vào lệnh Macro Delete Blank Rows, kích vào Run. Sau 7 bước này, toàn bộ những dòng trống thuộc vùng dữ liệu đã được chọn sẽ bị xóa bỏ tự động 3.3. Cách chọn nhiều dòng trong excel Chọn nhiều dòng trong excel hay nói nôm na đó là thao tác bôi đen cả bảng dữ liệu ở trên Excel. Không phải nói gì nhiều chúng ta ai cũng biết đây chính là những thao tác quen thuộc khi bạn làm việc với excel. Để chọn nhiều hàng chúng ta có thể sử dụng chuột để bôi đen tất cả các hàng cần chọn. Nhưng ngoài cách đó ra thì bạn cũng có thể đưa chuột tới đầu của hàng, kích chuột vào đó để bôi đen nhanh chóng. Nhưng vẫn còn những cách nhanh hơn nữa mà bạn được khuyến khích nên sử dụng, đó là sử dụng tổ hợp phím, các phím tắt. Vì các phím tắt luôn là công cụ có thể hỗ trợ cho người dùng thực hiện thao tác nhanh chóng nhất có thể. Do đó, nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chọn nhiều hàng trong Excel bằng phím tắt. Bước 1: Chọn hàng cần bôi đen Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + (phím cách) để bôi đen hàng đã chọn. Muốn bôi đen nhiều hàng trong bảng Excel thì kích vào những dòng đầu bằng cách kích chính vào số thứ tự của dòng để lựa chọn, nhấn giữ phím Shift, kéo xuống dòng với số thứ tự bạn muốn chọn bôi đen. Thủ thuật chỉ bao gồm các bước đơn giản như vậy thôi nhưng cũng đủ để giúp ích cho bạn rất nhiều khi bạn phải xử lý nhiều file hay là nhiều bảng dữ liệu. Chỉ cần sử dụng tổ hợp phím để tiến hành bôi đen nhanh nhiều hàng muốn chọn. 3.4. Cách chia 1 cột thành 2 cột trong excel Khi làm việc với 1 file excel , việc phải chuẩn hóa lại mục dữ liệu là điều chúng ta thường gặp phải. Và việc xử lý các vấn đề bóc tách dữ liệu cũng là yêu cầu thường xuyên. Ví dụ như thông thường khi nhập 1 thông tin người dùng chắc chắn sẽ nhập liên tiếp thông tin. Đến khi xử lý dữ liệu thì chúng ta cần phải tách các thông tin đó ra để có thể sử dụng chúng linh hoạt hơn. Chẳng hạn như khi nhập tên người dùng thì sẽ nhập luôn cả số điện thoại trong một ô đó ra, thông tin tên và số điện thoại chỉ cách nhau bởi một dấu gạch ngang ở giữa mà thôi. Nhiệm vụ của những người xử lý dữ liệu là cần phải phân tách hai thông tin này ra để rõ ràng và riêng biệt. Và thật may mắn vì excel cũng hỗ trợ rất tốt tính năng tách ô, tách hàng ra như vậy. Đồng thời còn kèm theo khá nhiều tùy chọn nếu nhu cầu của bạn cần tách nhiều ô theo những kiểu khác nhau hơn nữa. Trước tiên để tách được cột thì thao tác đầu tiên đó là phải bôi đen ở những vùng bạn cần tách, chỉ bôi đen phần nội dung dữ liệu. Phần Header và dư thì không nên bôi đen để cho dễ theo dõi hơn. Sau đó vào trong tab Data -> Text to Columns. Một thông báo hiện lên kèm theo chức năng Convert Text to Column wizard. Bạn sẽ cần tiến hành thực hiện 3 bước với chức năng này. Bước đầu tiên: có hai lựa chọn để bạn chọn + Delimited: tách cột với các ký tự ngăn giữa. Các ký tự đó chẳng hạn như tab, dấu phẩy, dấu gạch ngang, khoảng trắng, ... + Fixed with: tách cột theo chiều rộng của dữ liệu. Chẳng hạn dữ liệu gồm có 2 cột. Mặc dù từng Row sẽ có chiều dài khác nhau thế nhưng chiều rộng sẽ được chia đều thành những khoảng giống nhau. Giải nghĩa một số lệnh trong Convert Text to Column wizard + Delimiters tức là dấu phân tách + Tab là một khoẳng trắng + Semicolon: dấu chấm phẩy + Space: Khoảng trắng + Comma: dấu phẩy + Other: tùy chọn khác Nếu trong ô dữ liệu có thông tin chứa dấu phân tích thì bạn sẽ lựa chọn mục Delimiters và chọn Other. Sau đó điền dấu vào ô, nhấn Next. Kết quả sẽ xuất hiện ở ngay phía dưới. Nếu như đúng theo ý của bạn thì dữ liệu ban đầu sẽ được tách ra làm hai ô riêng biệt. Sau đó click vào từng ô một để lựa chọn kiểu Format cho phần thông tin dữ liệu. Thường thì trong trường hợp như ví dụ nêu ở trên: tên – số điện thoại thì bạn khi tách ô có thể chọn Format là text vì trong trường hợp có con số, excel sẽ nhận định nó là number và mặc nhiên bỏ đi số 0 ở phía trước điện thoại đi khiến cho bạn lại mất thêm thao tác và thời gian để xử lý lại. Vậy thì thay cho việc đó, chúng ta tiến hành format luôn. Vậy là chúng ta sẽ có được kết quả sau khi tách cột ra là được 2 cột, một cột chứa thông tin họ và tên, cột còn lại chứa thông tin số điện thoại. Còn nhiều trường hợp khác mà chúng ta cần phải tiến hành thao tác tách cột như vậy. Ví dụ như trường hợp tách tên thành Họ, Tên, tên đệm chẳng hạn Cách tách ô chéo trong trong excel Nhiều khi không chỉ cần tách 1 ô thành 2 ô có hình dáng tương tự ô ban đầu mà trong nhiều trường hợp, bảng dữ liệu của bạn yêu cầu tách 1 ô thành 2 ô chéo góc đề có thể ghi được 2 luồng dữ liệu khác nhau. Đối với những ai đã biết hay là đã từng làm thì điều đó quả thực không có gì khó khăn nhưng đối với những người chưa từng làm bao giờ có lẽ sẽ không tránh khỏi một chút lo lắng nhỏ. Nhưng cũng chẳng sao vì nội dung ngay bên dưới đây sẽ chỉ cho các bạn cách thực hiện hết sức chi tiết để bạn dễ dàng hình dung ra các bước làm. Tách ô chéo trong excel là một nhu cầu rất phổ biến. Chúng ta sẽ gặp hình thái tách ô chéo này ở bất kỳ bảng tính, bảng thống kê nào đó. Vậy để chia tách ô chéo trong excel thì bạn tiến hành thực hiện theo những bước sau đây: Bước 1: Lựa chọn ô cần tách, chẳng hạn như bạn có dự định tách ô B1 vậy thì bạn sẽ chọn vào ô B1. Tiếp theo đó là nhấn chuột phải, chọn mục Format Cells. Bước 2: Hộp thoại Format Cells sẽ hiện ra. Trong đó bạn chọn Tab Border. Tại khung Boder này, bạn chọn kiểu đường chéo phù hợp với ý đồ của bạn. Có hai kiểu đường chéo cho bạn chọn đó là đường chéo lên và đường chéo xuống. Bạn chọn một dạng theo ý đồ và nhấn vào Ok. Không chỉ vậy, bạn còn có thể lựa chọn cả đường nét cũng như màu sắc của đường chéo. Lúc này ô B1 bạn chọn sẽ được chia thành 2 ô chéo Bước 3: Nhập dữ liệu vào các ô vừa tách. Trên thực tế thì đây vẫn là một ô. Nếu biết cách nhập dữ liệu thì bạn có thể tạo cho nó có hình thức giống như hai ô tách biệt vậy. - Chọn ô B1, sau đó lựa chọn vào mục chỉ định căn lề ( Middle align ). Cách khác là chọn nhanh hơn bằng việc nhấn vào lần lượt những phím tắt Alt -> H -> AM. Ví dụ, nhập dữ liệu cho ô chéo bên trên là Họ và tên, sau đó bạn nhấn Alt + Enter để xuống dòng, tức con trỏ chuột sẽ chạy vào ô bên dưới, bạn có thể ghi số thứ tự (STT). Tiếp theo bạn đặt con trỏ chuột lên trước chữ S , nhấn dấu cách ( Space ) để điều chỉnh về ký tự STT được nằm ở đúng giữa ô chéo. Sau đó nhấn Enter là hoàn thành nội dung cho một ô chéo. Ô còn lại cũng thực hiện tương tự nhưng Sau khi làm thao tác căn chỉnh xong thì bạn sẽ có được 2 ô chéo chứa hai dữ liệu. Với những thao tác trên đây chúng ta có được những kiến thức cơ bản nhất để tạo nên bảng excel phục vụ cho các nhu cầu cần thiết. Hy vọng, bài viết giúp ích được cho bạn nhiều điều để bạn kiểm soát dữ liệu trong excel dễ dàng hơn.
Coi thêm ở: Hướng dẫn cách thêm dòng trong excel
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét