1. Câu trả lời hoàn hảo nhất về procurement là gì? Procurement là cụm từ chỉ công việc của người nhân viên chịu trách nhiệm thu mua hàng hóa, sản phẩm cho doanh nghiệp với mức giá tối ưu nhất. Procurement là quá trình tìm kiếm và đồng ý với các điều khoản và mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình từ nguồn bên ngoài thông qua quy trình đấu thầu cạnh tranh giá hoặc đàm phán trả giá, mục đích của việc này đó là đảm bảo những quyền lợi cho doanh nghiệp khi thu mua được hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình ở mức giá tốt nhất có thể khi các khía cạnh như chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm được so sánh. Các tập đoàn và cơ quan công cộng thường xác định các quy trình rõ ràng trong quá trình bán và thu mua nhằm thúc đẩy cạnh tranh công bằng và cởi mở cho doanh nghiệp của họ đồng thời giảm thiểu rủi ro như tiếp xúc với gian lận và thông đồng giữa các cá nhân trong quá trình thu mua sản phẩm. Hầu như tất cả các quyết định mua bao gồm các yếu tố như giao hàng và xử lý, lợi ích cận biên và biến động giá cả. Những nhân viên thực hiện công việc Procurement đóng vai trò rất quan trọng trong điều kiện khan hiếm hàng hóa. Bởi lẽ, thu mua không hiệu quả khiến các tổ chức tốn một lượng tiền mặt lớn trong việc mua hàng như bị trì hoãn, giảm giá bị bỏ lỡ và tranh chấp giao dịch. Những khó khăn gặp phải trong quá trình thu mua ảnh hưởng trực tiếp đến việc sản xuất thành phẩm về thời gian, giá cả, số lượng và đôi khi là về cả chất lượng sản phẩm. Để tận dụng lợi thế của việc giảm giá mua các tổ chức cần phải ném các hoạt động thu mua thời đồ đá ra khỏi cửa sổ và nắm lấy các giải pháp công nghệ hiện đại đặc biệt trong bối cảnh thời đại 4.0 như hiện nay. Các công cụ thu mua hiện đại có thể chuyển đổi một chiến lược thu mua “chậm chạp”, “trì trệ” sang đẳng cấp khác, với tốc độ nhanh, mạnh chỉ sau một đêm. Áp dụng thành quả của khoa học công nghệ vào quá trình Procurement là rất quan trọng. Nhờ có công nghệ thông tin, tự động hóa quá trình thu mua được đẩy nhanh với tốc độ tối ưu nhất. Từ đó, đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp mình. 2. Quy trình Procurement có những đặc điểm gì? Quy trình Procurement là một loạt các hoạt động cần thiết để có được sản phẩm hoặc dịch vụ từ yêu cầu mua đơn đặt hàng. Thu mua và mua hàng là hai công việc có bản chất giống nhau nhưng thực tế hoạt động và đặc điểm của nó là không giống nhau. Mua hàng là cụm từ thường được sử dụng đối với hàng hóa thành phẩm còn việc thu mua là dùng với mặt hàng sẽ trở thành nguyên liệu chế biến của sản phẩm khác. Mua hàng cũng chủ yếu được dùng trong việc mua – bán lẻ, còn thu mua là bán – mua buôn, đổ buôn. Nhìn một góc cạnh khác, mua hàng là quá trình bao quát để có được hàng hóa và dịch vụ cần thiết còn Procurement mô tả các hoạt động liên quan đến việc có được chúng. Mỗi quy trình quản lý thu mua bao gồm một số yếu tố, bao gồm xác định yêu cầu, nghiên cứu nhà cung cấp, phân tích giá trị, nâng cao yêu cầu mua hàng, xem xét, chuyển đổi đơn đặt hàng, quản lý hợp đồng, giám sát, đánh giá đơn đặt hàng đã nhận, đối chiếu số liệu, thực hiện thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Đây là các giai đoạn quan trọng trong quy trình thu mua. Vậy trong quá trình thu mua cần thực hiện các bước nào? Bước 1: Nhận viết và xác định nhu cầu của doanh nghiệp Bước đầu tiên là nhận biết và xác định nhu cầu của doanh nghiệp. Bước sơ bộ trong quy trình thu mua là nhận ra sự cần thiết của một sản phẩm. Có thể là một đơn đặt hàng hoàn toàn mới hoặc mua hàng định kỳ, các nhu cầu được phân tích và tính sẵn sàng được kiểm tra hai lần trước khi tạo yêu cầu mua hàng. Bước 2: Yêu cầu mua hàng Thông thường, một quy trình thu mua bắt đầu với một yêu cầu mua hàng . Người yêu cầu gửi yêu cầu thu mua (mẫu giấy, điện tử hoặc điện thoại) cho bộ phận mua hàng. Bước 3: Xem xét yêu cầu Yêu cầu mua sau đó được xem xét bởi đội ngũ tài chính, kế toán doanh nghiệp. Yêu cầu được chấp thuận trở thành PO, trong khi yêu cầu bị từ chối được gửi lại cho người yêu cầu với lý do từ chối. Bước 4: Phê duyệt ngân sách Trong các doanh nghiệp, một khi định hình được nhu cầu của doanh nghiệp và giá trị của sản phẩm, nhóm thu mua sẽ lập kế hoạch và dự tính kinh phí thu mua của mình. Sau đó, chuyển đến bộ phận kế toán để nhận được phê duyệt ngân sách. Bước 5: Yêu cầu báo giá Khi ngân sách được phê duyệt, nhóm thu mua sẽ chuyển một số yêu cầu báo giá (RFQ) cho các nhà cung cấp với ý định nhận và so sánh giá thầu để đưa vào danh sách ngắn nhà cung cấp hoàn hảo. Bước 6: Đàm phán & Hợp đồng Khi một nhà cung cấp được chọn, việc đàm phán và ký kết hợp đồng được hoàn thành và đơn đặt hàng sau đó được chuyển tiếp đến nhà cung cấp. Hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý sẽ kích hoạt ngay sau khi nhà cung cấp chấp nhận PO và thừa nhận nó. Bước 7: Nhận hàng hóa, dịch vụ Nhà cung cấp giao hàng hóa hoặc dịch vụ đã hứa trong thời gian quy định. Sau khi nhận được chúng, người mua kiểm tra đơn đặt hàng và thông báo cho nhà cung cấp về bất kỳ vấn đề nào với các mặt hàng nhận được. Bước 8: Kết hợp đa chiều và đối chiếu dữ liệu Ở bước này, ba đơn đặt hàng mua hàng tài liệu, phiếu đóng gói (đi kèm với đơn đặt hàng) và hóa đơn của nhà cung cấp được xếp hàng và đối chiếu để xác định sự khác biệt và đảm bảo rằng giao dịch là chính xác. Sự khác biệt cần được giải quyết một khi chúng được phát hiện. Bước 9: Hóa đơn phê duyệt Khi kết hợp ba chiều hoàn tất, hóa đơn được phê duyệt và chuyển tiếp đến xử lý thanh toán tùy thuộc vào định mức của tổ chức. Bước 10: Lưu giữ hồ sơ Sau quá trình thanh toán, người mua lập biên bản ghi sổ kế toán và kiểm toán. Tất cả các tài liệu phù hợp ngay từ yêu cầu mua hàng đến hóa đơn được phê duyệt được lưu trữ ở một vị trí tập trung. Một hệ thống nhân sự chịu trách nhiệm thu mua vững chắc, làm việc chuyên nghiệp, khả năng đàm phán tốt có thể hợp lý hóa quy trình thu mua đồng thời đảm bảo cho quá trình thu mua ấy luôn rõ ràng, minh bạch, không có thông tin nào bị mất và các bên liên quan có thể xem xét, phê duyệt hoặc từ chối các mặt hàng đúng. Một quy trình thu mua hợp lý cung cấp sự kiểm soát tốt hơn đối với mọi giai đoạn của vòng đời thu mua. 3. Giải pháp hoàn hảo nhất cho quá trình Procurement của doanh nghiệp Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, bên cạnh việc tìm kiếm những nhân sự làm việc tại bộ phận Procurement vừa có trách nhiệm, có trình độ nhưng luôn đảm bảo được tính minh bạch của toàn bộ quá trình phức tạp này không phải là dễ. Và một trong những giải pháp tối ưu nhất cho quá trình Procurement của doanh nghiệp đó là việc kết hợp những ưu điểm của nhân viên thu mua với các phần mềm thu mua tự động hóa. Phần mềm quản lý quá trình thu mua không còn quá xa lạ đối với doanh nghiệp, tuy nhiên đó chưa phải là tối ưu nhất danh cho doanh nghiệp. Một trong những phần mềm ý nghĩa nhất cho doanh nghiệp những nhân viên Procurement đó chính là phần mềm thu mua tự động hóa, hay phần phần mềm tự động hóa thu mua. Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm này đó là giảm thiểu sự hỗn loạn được thực hiện bằng giấy tờ; rút ngắn vòng đời thu mua; giảm sự phụ thuộc của con người - sự can thiệp và sai sót; giảm khối lượng công việc của tất cả các bên liên quan, giữ cho quá trình chính xác và nhất quán, tiêm tính minh bạch vào dòng quy trình; gậy vào chu trình thu mua được xác định trước, … Chọn một phần mềm quản lý thu mua tự động thay vì phụ thuộc vào email và bảng excel sẽ tăng tốc quá trình thu mua, đảm bảo tính chính xác, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Đối với doanh nghiệp, những phần mềm quản lý thu mua như một cứu cánh hoàn hảo cho doanh nghiệp khi thực hiện công việc này. Bởi lẽ, phần mềm thu mua đem lại rất nhiều lợi ích tối ưu, mà tiêu biểu trong số đó phải kể tới những giá trị sau: Kiểm soát chi tiêu (với các quy tắc tùy chỉnh và quy trình công việc phê duyệt); Phê duyệt khi đang di chuyển (lưu trữ đám mây tập trung); Giảm thiểu rủi ro (với các đường mòn kiểm toán, truy cập dựa trên vai trò và khả năng hiển thị có điều kiện); Tích hợp dễ dàng ( tích hợp API với các ứng dụng thu mua khác); Báo cáo sâu sắc (nhận thông tin chi tiết có thể hành động từ báo cáo thời gian thực); Thao tác đơn giản; Nhiều mẫu báo cáo thông minh, khoa học thích hợp với đặc điểm cũng như những điện đa dạng của doanh nghiệp. Trong thời buổi hiện nay, người ta luôn cố gắng đẩy mạnh khoa học kỹ thuật và sản xuất và đời sống, cũng vì lẽ đó, việc ra đời các phần mềm thu mua có ý nghĩa vô cùng quan trọng, Nó như một thế cứu cánh cho doanh nghiệp khi thực hiện các công việc Procurement của mình. Đồng thời, những phần mềm này cũng đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, cũng như tối ưu hiệu quả quá trình Procurement. 4. Procurement và định hướng nghề nghiệp Procurement là một vị trí rất quan trọng trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi bạn xác định trở thành một Procurement bạn cũng chính là người nắm vai trò quan trọng đối với hoạt độngt hu mua cũng như những hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Nghề Procurement rất đa dạng, ở mỗi lĩnh vực khác nhau công việc của một nhân viên Procurement là khác nhau. Một trong những lĩnh vực nghề nghiệp tiêu biểu của Procurement ta có thể kể tới như Procurement trong nhà hàng khách sạn, Procurement trong các khu công nghiệp, Procurement trong các doanh nghiệp chế biến, … Một nhân viên Procurement là những người thực hiện hiện công việc gần như thầm lặng đằng sau hậu trường của doanh nghiệp. Chính vì lẽ ấy mà nhiều người không xác định Procurement là một nghề. Suy nghĩ đó là hoàn toàn sau. Những nhân viên Procurement tài năng, và hàng đầu thế giới họ luôn được săn đón một cách nông nhiệt. Những doanh nghiệp, các tập đoàn lớn luôn trải rộng cách cửa để chào đón những nhân viên Procurement tài năng ấy đến với mình. Không chỉ có Procurement tài năng mới vậy, rất nhiều người thực hiện công việc thu mua và xác định gắn bó với nó cả đời. Procurement trở thành sự nghiệp, lẽ sống, ước mơ và động lực để họ phấn đấu, phát triển. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã hiểu và nắm rõ Procurement là gì. Hiểu rõ công việc, cũng như vai trò của Procurement là bước quan trọng để xác định sự nghiệp và phấn đấu sự nghiệp cho mình.
Coi nguyên bài viết ở: Procurement là gì? Và định hướng nghề nghiệp Procurement
#timviec365vn
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét