Quản lý dữ liệu ứng viên – Những điều bạn cần biết

Khi thực hiện công việc có sự liên quan mật thiết đối với những quyết định sàng lọc hồ sơ, tuyển dụng người ứng viên tham gia vào vòng phỏng vấn , nhà tuyển dụng cần phải là một người có hiểu viết và biết cách để tận dụng những cơ sở dữ liệu ứng viên sao cho thành thạo. Theo một chuyên gia nhân sự người Mỹ, Josh Bersin đã nhận định rằng: việc phân tích dữ liệu sẽ không đơn thuần để chúng ta phát biểu rằng, có cũng được, không có cũng chẳng sao. Những năng lực về sự quản lý và sự thấu hiểu về những dữ liệu người ứng viên hiện nay đã và đang trở thành một trong những nhiệm vụ mang tính cốt lõi của một người làm chuyên viên tuyển dụng. Thế cho nên đã đến lúc chúng ta cần phải nắm trong tay những dữ liệu ứng viên cùng với những cách thức quản lý chúng rồi đấy nếu như muốn doanh nghiệp luôn tuyển dụng hiệu quả những người tài. Thế nào là quản lý dữ liệu ứng viên Hình dung về hệ thống một cách đầy đủ nhất về dữ liệu ứng viên chính là dựa vào quy trình của tuyển dụng. Nhà tuyển dụng cần phải trải qua ba giai đoạn khi làm việc với người ứng viên. Đó là tạo ra nguồn ứng viên ( CV Soursing ), đánh giá ( Assessment ), ra quyết định ( Offer/ Decline). Mỗi một giai đoạn đó, chúng ta có thể thu thập dược những nguồn dữ liệu ứng viên tương ứng dựa theo những tiêu chí: - Tạo nguồn ứng viên + địa chỉ liên lạc + CV + Nguồn đầu vào + Mức điểm của CV - Đánh giá + Mức điểm của năng lực + Ghi chú + Sự trao đổi với ứng viên + Tiến trình làm việc cùng với ứng viên - Đưa ra quyết đinh + Lịch sử làm việc + Đề xuất về ứng viên Tất cả những thông tin mà người tuyển dụng đã thu thập được ở trong quá trình được gọi là dữ liệu ứng viên. Những hoạt động thu thập, giám sát , sử dụng dữ liệu đó theo chiến lược thì được gọi là quản lý dữ liệu ứng viên – Candidate Database Managemant ( CDM ). Lý do bạn cần phải quản lý dữ liệu ứng viên Việc quản lý dữ liệu ứng viên hiện này đã trở thành một mặt thiết yếu của quá trình tuyển dụng. Đồng thời là nền tảng trong cuộc cách mạng tuyển dụng 4.0. Theo như khảo sát do Deloite thực hiện, ông chỉ ra rằng có 75 % các vị giám đốc nhân sự nhận đinh việc phân tích dữ liệu ứng viên đóng một vai trò rất quan trọng để làm nên sự thành công cho doanh nghiệp. Dữ liệu được coi là sức mạnh. Nếu ai nắm trong tay những dữ liệu phong phú thì đồng nghĩa với việc họ có thể khai thác một cách vô tận lợi ích mà dữ liệu đem tới. Nhìn lại nguồn dữ liệu ứng viên mà những nhà tuyển dụng có thể thu thập, những dữ liệu đó đều có thể là những nguồn tài liệu và nguyên liệu giúp phục vụ trực tiếp đối với hoạt động tuyển dụng. Cụ thể như sau: - Tạo nguồn ứng viên:  + Giúp tổng hợp, phân loại ứng viên từ nhiều nguồn, giúp tìm kiếm và lọc CV xin việc một cách dễ dàng và nhanh gọn  + Lưu trữ dữ liệu ứng viên hiệu quả nhằm phục vụ cho việc khai thác về sau - Đánh giá ứng viên:  + Thu thập những đánh giá và xếp hạng, cho điểm ứng viên  + Theo dõi cả tiến trình làm việc với người ứng viên  + Đảm bảo dữ liệu về ứng viên - Đưa ra quyết định  + Phân tích, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng  + Luân chuyển thông tin ứng viên sáng những bước tiếp theo Đối với cách khai thác này thì vấn đề quản lý dữ liệu ứng viên sẽ giúp ích đối với tất cả đối tượng ( đội ngũ nhân viên tuyển dụng, doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng, bản thân giám đốc điều hành nhân sự) Lợi ích đối với đội ngũ nhân viên tuyển dụng: Quản lý dữ liệu ứng viên giúp tăng lên sự hiệu quả của việc tuyển dụng. Doanh nghiệp thường phải bỏ ra nhiều chi phí từ tiền bạc, thời gian cho tới công sức nhưng nhờ vào việc tận dụng hiệu quả nguồn dữ liệu ứng viên mà tất cả đều được tiết kiệm tối đa. Bước tìm kiếm , sàng lọc CV ứng viên sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng hơn nhờ tới việc phân loại một cách hợp lý nững dữ liệu dựa vào những tiêu chí nào đó được đưa ra. Đội ngũ nhân viên chuyên làm tuyển dụng không còn phải lo lắng tới việc quá tải nguồn dữ liệu nữa bởi vì họ đã có được những phương án để tập hợp , lưu trữ dữ liệu ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Cùng với sự hỗ trợ của những công nghệ CDM thì nhiều việc làm hoàn toàn có thể được tự động hóa. Chẳng hạn như tự động hóa việc gửi mail tuyển dụng hàng loạt, chuyển CV ứng viên từ những trang tuyển dụng về một hệ thống chung. Viêc quản lý dữ liệu ứng viên có thể giúp cho nhân viên tuyển dụng đưa ra được những quyết định chính xác. Người ứng viên có gắn bó dài lâu cũng như có thể hiện được những thế mạnh ở trong quá trình làm việc hay không là nhờ vào việc hạn chế quá trình tuyển dụng theo cảm tính và chủ quan. Toàn bộ những sự đánh giá người ứng viên đều được chuẩn hóa dựa vào một thang điểm chi tiết nào đó. Bên cạnh ấy, những quyết định chung sẽ được dễ dàng theo dõi và được phải hồi chéo nhờ vào hệ thống thông tin liên tục, xuyên suốt. Tính đến năm 2021, theo Precision, tỉ lệ tuyển dụng có hiệu quả tốt tăng hơn 300% nếu như nhờ tới việc quản lý dữ liệu ứng viên. Lợi ích đối với doanh nghiệp Quan điểm của Joe Kraus cho rằng Chi phí khi tuyển dụng nhầm một ứng viên còn lớn hơn gấp nhiều lần so với việc chúng ta bỏ lỡn một nhân tài. Quan điểm này một lần nữa đã khẳng định được lợi ích to lớn của việc quản lý dữ liệu ứng viên. Nếu doanh nghiệp vận dụng việc quản lý dữ liệu này thì sẽ có thể hạn chế được rát nhiều khoản thiệt hại có thể phát sinh từ việc tuyển dụng sai người. Thay vào đó, bạn có thể đưa ra những quyết định về tuyển dụng một cách chính xác hơn. Ngoài ra, dựa vào việc quản lý dữ liệu của ứng viên thì doanh nghiệp cũng sẽ được hưởng lợi lớn trong việc quản lý nhân sự . Cụ thể, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự một cách chiến lược hơn.Ví dụ như, khi một người ứng viên được tuyển dụng và trở thành một người nhân viên chính thức của doanh nghiệp bạn thì họ có thể dễ dàng được luân chuyển dữ liệu đến các chức năng khác ở trong phòng quản ký nhân sự.  đó là được tính lương hoặc được bộ phận nhân sự xây dựng nên một chương trình đào tạo phù hợp. Lợi ích đối với giám đốc nhân sự Lượng dữ liệu lớn, khả năng khai thác là vô hạn, việc quản lý dữ liệu ứng viên có thể giúp cho toàn bộ các khía cạnh đến từ công việc của nhà quản lý nhân sự được thực hiện bài bản. Họ có thể lên kế hoạch dễ dàng nhằm tối ưu những chiến dịch về tuyển dụng nhờ tới việc phân tích dữ liệu đã có sẵn, xây dựng một khung báo cáo tiêu chuẩn, luôn theo dõi được tiến độ của công việc trong một team. Một số nhà quản lý nhân sự đã phải đặt ra câu hỏi: Ứng viên chẳng có thì quản lý và thực hiện quy trình tuyển dụng làm gì cho phức tạp thêm. Việc ứng viên không có đúng như lời họ nói thế nhưng bản thân họ lại không biết được chính lối tư duy lối mòn kia đã để lại hậu quả không có nguồn ứng viên. Họ có một tầm nhìn khá hạn chế khi mà tự đưa bản thân và hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp vào một vòng luẩn quẩn của việc quản lý theo kiểu cũ. Những người làm về tuyển dụng thực chất vẫn chưa đánh giá được đúng mức quyền tự do của họ trong việc thu thập, sử dụng các cơ sở dữ liệu ứng viên lớn. Chúng ta lúc nào cũng tự yên tâm về một file dữ liệu đầy khiêm tốn và chỉ dám dừng lại trong việc khai thác thông tin cơ bản nhất của người ứng viên ( tên, tuổi, địa chỉ,.. ) mà không nghĩ rằng bản thân bạn trong vai trò của một nhà tuyển dụng còn có thể khai thác sâu hơn như thế hay sao. Thậm chí chúng ta cũng tự cho phép mình ảo tưởng về file Exel dữ liệu đó là đủ và chẳng cần thêm bất cứ điều gì khác. Trong khi đó thực tế lại ngược lại hoàn toàn. Nếu như bạn là một người tuyển dụng thông minh và luôn bắt kịp thời đại của cuộc cách mạng tuyển dụng 4.0 thì đã đến lúc bạn cần phải thực hiện quản lý dữ liệu ứng viên rồi   Làm cách nào để có thể quản lý dữ liệu ứng viên? Hầu hết những nhà tuyển dụng ngày nay rất dễ dàng bỏ qua các bộ hồ sơ  do họ không có được một cách thức hay không đưa ra được những tiêu chí để phân loại hợp lý. Thậm chí nhà tuyển dụng còn chẳng nhìn nhân một cách đầy đủ những giá trị lợi ích họ có thể đánh mất khi làm điều đó. Khái niệm Talent Pools chính là một khái niệm mới , cũng giống như những phương pháp khác có thể giúp cho những nhà tuyển dụng quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả , dễ dàng . Mỗi  một pools là một tiêu chí để cho doanh nghiệp đưa vào trong đó toàn bộ những hồ sơ ứng viên phù hợp nhất mà doanh nghiệp biết tới. Bên cạnh đó , quá trình quản lý dữ liệu của ứng viên cần phải lưu ý những nguyên tắc nhất định với mục đích để đảm bảo được dữ liệu nguồn ứng viên luôn luôn trong sáng.  Hy vọng thông qua những chia sẻ trên đây bạn sẽ có được một phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên và có thể tận dụng chúng một cách hiệu quả nhất.

Xem nguyên bài viết tại: Quản lý dữ liệu ứng viên – Những điều bạn cần biết