Tìm hiểu về khái niệm đàm phán Đàm phán chính là phương tiện hết sức phổ biến giúp cho chúng ta đạt được những điều muốn từ người khác. Nói cách khác, đàm phán là một quá trình giao tiếp hai chiều nhằm thỏa thuận thành công việc quyền lợi của đôi bên. Bên bạn và bên đối tác đều có những lợi ích chung có thể dễ dàng thỏa thuận. Nhưng với lợi ích riêng thì buộc chúng ta phải đi sâu vào cuộc đàm phán với những yếu tố minh bạch và thỏa thuận rõ ràng để đảm bảo sự thỏa mãn cũng như đáp ứng được nhu cầu của hai bên. Có như thế thì cuộc đàm phán mới được coi là thành công và đi đến sự thương lượng hiệu quả. Những nguyên tắc cơ bản trong kỹ năng đàm phán Trong đàm phán có 9 nguyên tắc cơ bản mà nhà làm kinh doanh nào cũng phải đảm bảo nắm vững vàng: Nguyên tắc 1: đàm phán cần được coi là một hoạt động tự nguyện Nguyên tắc 2: Trong đàm phán luôn có một bên mong muốn thay đổi tình thế ở hiện tại, tin rằng kế hoạch này có thể thành hiện thực Nguyên tắc 3: Mục đích lớn nhất của cuộc đàm phán chính là sự thỏa thuận Nguyên tắc 4: Không phải lúc nào cuộc đàm phấn cũng kết thúc bằng những thỏa thuận Nguyên tắc 5: Việc không đạt được thỏa thuận như mong muốn đôi khi cũng chính là một kết quả tốt Nguyên tắc 6: Không nên để cuộc đàm phán đi vào thế bị phá vỡ hoàn toàn Nguyên tắc 7: Thời gian chính là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng tới tiến trình, kết quả của cuộc đàm phán Nguyên tắc 8: Kết quả đàm phán mỹ mãn nhất chính là có thể cải thiện được tình hình của hai bên trong thời điểm hiện tại Nguyên tắc 9: Những người đàm phán của các bên tham gia đàm phán có thể gây ảnh hưởng tới tiến trình đàm phán Những phương pháp, hình thức đàm phán Do việc đàm phán là một quá trình mang tính mục đích cho nên ở trong thực tế đã có rất nhiều cách đã được thể hiện để có thể đàm phán. Chung quy lại thì chúng ta có thể chia hoạt động đàm phán dựa theo những hình thức mà nó thể hiện, bao gồm đàm phán bằng việc gặp mặt trực tiếp, đàm phán thông qua điện thoại, đàm phán qua văn bản. Trong hoạt động kinh doanh thì mỗi một hình thức đàm phán đều được sử dụng để phát huy để cho những doanh nhân biết cách làm sao sử dụng chúng đúng cách, đúng nơi và đúng lúc. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cụ thể hơn về những hình thức đàm phán này. Hình thức đàm phán bằng văn bản Có những dạng đàm phán thông qua hình thức văn bản mà chúng ta vẫn thường thấy ở trong các hoạt động kinh doanh, phổ biến như là: - Hỏi về giá: Hỏi về giá do người mua hàng đặt ra, không ràng buộc những người hỏi phải mua hàng - Chào hàng: Hoạt động chào hàng bao gồm chào hàng cố định, chào hàng tự do . Trong đó, chào hàng cố định là người chào hàng sẽ bị ràng buộc còn chào hàng tự do là người chào hàng không hề bị ràng buộc đối với việc chào hàng của chính mình. - Đổi giá: việc đổi giá sẽ xảy ra khi mà một bên từ chối lời đề nghị của bên còn lại và đồng thời họ chủ động đưa ra một lời đề nghị mới. Khi ấy thì lời đề nghị mới được đưa ra sẽ trở thành một lời chào hàng mới, làm cho việc chào hàng trước đó không còn hiệu lực nữa. - Chấp nhận: một sự chấp nhận được coi là có hiệu lực khi nó đảm bảo được 4 yếu tố. Bao gồm: Chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện; Chấp nhận khi lời chào hàng vẫn có có hiệu lực; Chấp nhận do người được chào hàng chấp nhận; Cuối cùng là chấp nhận khi được truyền đạt thông tin tới trực tiếp người chào hàng. - Xác nhận: Xác nhận là một việc mang giá trị khẳng định lại tất cả những điều đã thỏa thuận ở phiên cuối cùng giữa những bên tham gia thỏa thuận để làm tăng thêm sự chắc chắn, phân biệt với những nội dung đã đàm phán ban đầu. Hình thức đàm phán thông qua gặp mặt Gặp mặt cũng là một nội dung trong kỹ năng đàm phán. Khi gặp mặt để đàm phán, thương thảo bất cứ vấn đề kinh doanh nào đó thì bạn cũng cần phải thực hiện một số quy trình và hành động cần thiết và quan trọng này: - Hoạt động bắt tay. Bắt tay khi chúng ta gặp gỡ ban đầu và lúc chia tay ra về hoặc là khi chúng ta muốn bày tỏ sự chúc mừng đến với đối phương. Khi bắt tay các bạn cần phải tuân thủ những nguyên tắc bắt tay thông dụng đó là: + Những người cần phải đưa tay ra trước: Người lớn tuổi, người phụ nữ, những người có chức vụ cao, người chủ nhà + Nên tránh những điều: nắm tay quá chặt, nắm tay đối phương một cách hờ hững, lắc tay quá mạnh, giữ tay đối phương quá lâu, đeo găng tay khi bắt tay. + Lưu ý: Mắt nhìn thẳng vào đối phương, nét mặt vui vẻ và tập trung cao - Giới thiệu. Sau khi bắt tay đúng nguyên tắc xong, cả đôi bên cần phải giới thiệu bản thân mình. Bạn nên giới thiệu những người trẻ tuổi với người già hơn, người có địa vị xã hội thấp giới thiệu với người có địa vị cao hơn, giới thiệu nam với nữ, người khách với chủ,... - Trao đổi danh thiếp cho nhau. Khi chúng ta trao đổi danh thiếp cho nhau thì cần phải chú ý tới kỹ năng đàm phán nhỏ sau: Nên đưa mặt thiếp có chữ để cho dễ đọc; không nên cầm cả hộp danh thiếp để trao vì như vậy sẽ giống với việc chúng ta đang phân phát vậy, rất không lịch sự; đưa danh thiếp bằng cả hai tay của mình; Đồng thời đưa và giới thiệu về họ tên; trao danh thiếp tới tay tất cả những người đang có mặt tại buổi đàm phán. Trao thì như vậy, còn nhận thì sao. Việc nhận danh thiếp cũng cần phải lưu ý những điều này: Nhận danh thiếp bằng cả hai tay với một thái độ hết sức trân trọng, không vồ vập, không hờ hững; nhớ tên cùng chức vụ của người trao danh thireep trước khi cất nó đi; trao lại danh thiếp của mình cho họ, trong trường hợp không có danh thiếp thì hãy trân trọng xin lỗi nhé. - Lưu ý khi ứng xử với người phụ nữ trong cuộc đàm phán. Đối với người phụ nữ thì bạn nên tỏ ra quan tâm, tôn trọng và săn sóc họ. Ví dụ điển hình cũng là những hoạt động phổ biến mà bạn nên thực hiện khi có đối tác là phụ nữ tham gia cuộc đàm phán đó là: + Luôn nhường cho người phụ nữ được đi trước nếu lối đi hẹp + Đi trước mở đường đối với những địa hình khó đi + Khi lên cầu thang, để phụ nữ đi trước và ngược lại + Kéo ghế mời họ ngồi + Không chạm vào người phụ nữ, nhưng ngược lại. phụ nữ được phép chạm vòa người đàn ông ở mức độ vừa phải - Gửi lời thăm hỏi đối tác. Nếu bạn muốn gửi lời thăm hỏi đối tác thì bạn nên báo trước . Trong trường hợp muốn tặng hoa cho đối tác, hãy tặng tận tay cho họ. Còn nếu như tặng quà, bạn chỉ nên để chúng ở trên bàn. Đến đúng giờ và ra về đúng lúc như những lời đã hẹn. - Tiếp chuyện với đối tác trong cuộc đàm phán. Ở trong phòng khách nếu có bố trí loại ghế nệm dài, bạn nhớ nhé, người chủ nhà nên ngồi bên trái và người khách nên ngồi ở bên phải. Tiếp theo sau là những người còn lại sẽ ngồi lần lượt vào các vị trí tiếp theo tùy vào vị trí cấp bậc hay tuổi tác. Khi ngồi tiếp chuyện thì tránh rung đùi, tránh ánh mắt nhìn ngang hay là liếc dọc. Hình thức đàm phán qua gọi điện thoại Khi đàm phán qua điện thoại bạn nên nhớ người gọi nên tự giới thiệu về bản thân mình trước. Bao gồm mình là ai? Mình ở đâu và lý do gọi điện là gì? Nếu trong vai trò là người nhận cuộc gọi thì hãy thể hiện thái độ sẵn lòng nghe điện thoại. Dù là gọi điện không gặp mặt trực tiếp nhưng chúng ta vẫn cần phải mỉm cười vì mỉm cười sẽ giúp cho bạn định hình được thái độ tích cực trong cuộc nói chuyện, đàm phán này. Trong khi bạn cần phải giữ máy thì tốt nhất là hãy chứng tỏ bản thân vẫn đang chú ý nghe đối phương nói. Nếu như cần phải giữ máy quá lâu thì bạn nên yêu cầu người gọi để xem bạn có thể gọi ngược lại cho họ hay không. Khi nghe điện thoại nhưng bạn vẫn luôn sẵn sàng tinh thần ghi chép những điều quan trọng trong nội dung đàm phán. Nhớ là hãy để cho người gọi chủ động kết thúc cuộc nói chuyện. Như vậy có nghĩa là kỹ năng đàm phán đối với bạn đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nếu như muốn đàm phán thành công thì ắt kỹ năng đàm phán phải được thực hiện hết sức cẩn trọng, tỉ mỉ tới từng chi tiết , vấn đề.
Tham khảo bài nguyên mẫu tại đây: Kỹ năng đàm phán – bí quyết giúp công việc thành công
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét