Tất tần tật thông tin có liên quan về account payable là gì?

Account payable là gì? Đây là một trong những câu hỏi mà không ít người đặt ra hiện nay? Nếu bạn quan tâm có thể dành thời gian tham khảo và tìm hiểu thêm thông tin cung cấp dưới đây. Account payable là gì? Acount payable là số tiền nợ cho các cá nhân hoặc công ty khác khi họ đã bán hàng hóa, dịch vụ, tài liệu,… cho công ty/doanh nghiệp nào đó mà họ vẫn chưa thực hiện thanh toán cho việc mua chúng dưới dạng tín dụng thương mại. Thanh toán là một khoản kế toán đại diện cho nghĩa vụ của doanh nghiệp trả toàn bộ khoản nợ ngắn hạn cho chủ nợ (thường là nhà cung cấp).   Việc phân tích các khoản phải trả, phân tích dòng tiền để trả tiền cho nhà cung cấp là một công việc quan trọng trong kinh doanh, nhất là đối với lĩnh vực kinh doanh bán lẻ. Các khoản nợ phải trả (Account payable) trong doanh nghiệp hiện nay Các khoản nợ doanh nghiệp phải trả bao gồm: Nợ ngắn hạn và dài hạn. Nợ ngắn hạn là số tiền mà doanh nghiệp/công ty phải trả trong vòng một năm hoặc theo chu kỳ kinh doanh thông thường. Nợ ngắn hạn bao gồm: - Các khoản vay ngắn hạn; - Trả nợ dài hạn đến hạn trả; - Các khoản phải trả cho người bán, nhà cung cấp và nhà thầu; - Thuế , các khoản phải nộp theo các quy định của Nhà nước; - Tiền phải trả cho người lao động (lương chính+ phục cấp+ thưởng,….); - Chi phí phải trả; - Tiền gửi ký quỹ, tiền gửi ngắn hạn; - Các khoản phải trả ngắn hạn khác. Nợ dài hạn là các khoản nợ cho phép trả trong thời gian là lớn hơn 1 năm. Nợ dài hạn bao gồm: - Cho vay dài hạn để đầu tư phát triển; - Các khoản nợ dài hạn phải trả; - Trái phiếu để  phát hành; - Tiền gửi dài hạn; - Nợ phải trả thuế thu nhập hoãn lại; - Quỹ dự phòng  dùng để trợ cấp mất việc làm; - Khoản dự phòng phải trả. Thông tin về những chiều cơ bản có trong  Payable + Tài khoản phải trả (Account payable là gì?) + Theo dõi nợ từ phía nhà cung cấp (Account Payable) + Theo dõi thông tin công nợ của nhà cung cấp (Vendor) + Mất bao lâu và tuổi nợ (Aging Time) + Các loại tiền để theo dõi  (Amount) + Kênh mua bán hàng hóa (Channel) + Thông tin người mua hàng (Purchase Person) + Các hình thức thanh toán (Payment) + Gửi tiền / Trả trước cho người bán (Prepayment) + Đơn đặt hàng  (Purchase Order) + Theo dõi đơn mua hàng hóa tại doanh nghiệp (Invoice) + Theo dõi nhà cung cấp phân phối hàng hóa (Delivery) + Quản lý sản phẩm đã nhận từ nhà cung cấp (Purchase Return) + Trả lại hàng mua từ người bán (Purchase Return) + Điều chỉnh nợ của nhà cung cấp (Purchase Return) Phân tích kỹ hơn về các Measure và Dimension trong Account payable đã được trình bày để xác định các điều kiện cần thiết cho báo cáo như sau: Yếu tố quan trọng nhất chính là thời gian(Time) Theo dõi thường xuyên công nợ theo  năm / quý / tháng / tuần / ngày hôm nay (Current) Theo dõi nợ theo năm / quý / tháng / tuần / ngày trước đây (Last) Xác định ngày lập hóa đơn và ngày đến hạn (Due Date) Xác định ngày  phải thực hiện thanh toán(Date Paid) Xác định chính xác tuổi nợ từ  ngày hạn mức (Aging Group) Tài khoản cần làm theo (Account) Nhà cung cấp cần theo dõi nợ (Vendor) Nhà cung cấp theo ngành (Vendor Type) Nhóm nhà cung cấp (Vendor Group) Phân đoạn nhà cung cấp (Vendor Segment) Thu nợ trong khu vực, bất kỳ cửa hàng nào (Store) Vùng, Tỉnh, Cửa hàng (Region/Province/Store) Nhóm thông tin  mua hàng (Purchase Team) Nhóm nhân viên bán hàng (Purchase Person) Kênh mua hàng hóa (Channel) Kênh trực tiếp (Store) Kênh trực tuyến (Trực tuyến) (Online) Hình thức thanh toán(Payment)Cách thức thanh toán: COD, Chuyển khoản ...(Payment Method): Thời hạn phải  thực hiện thanh toán: COD, 7ds, 15ds(Payment Term): Khoản tiền bỏ ra  theo dõi nợ  (Amount) Tiền đơn (Debit hay Invoice Amount) Thanh toán(Credit hay Payment Amount) Số dư chưa thanh toán (Balance hay Outstanding) Thanh toán trước / Trả trước (Prepayment) Kiểm tra thông tin đơn mua hàng (Purchase Order) Theo dõi thứ tự mua hàng(Invoice Status) Mở Đóng cửa Đang chờ xử lý Thực trạngthanh toán(Early/Ontime/Late) Nhà cung cấp phân phối (Delivery) Nhận sản phẩm(Receive Product) Tiến hành xử lý hàng trả lại  (Purchase Return) Điều chỉnh nợ (Adjustment) Đánh giá và cảnh báo nợ (KPIs & Alert) Cách phân tích kỹ lưỡng dòng tiền cần trả (Account payable)  cho nhà cung cấp:  Cần thực hiện phân tích dòng tiền phải trả cho các chủ nợ (dựa trên ngày đến hạn và ngày lập tài liệu) là một phần quan trọng của mô-đun tài khoản phải trả.   Phân tích này sẽ giúp các doanh nghiệp đánh giá chính xác các khoản nợ và tính toán thời điểm thích hợp để trả tiền  nhằm đem lại lợi ích lớn nhất cho chính mình. Bao gồm việc đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi: Tuần tới, công ty cần có bao nhiều tiền để trả cho các nhà cung cấp  đúng thời hạn yêu cầu?   Như vậy bạn chắc chắn có thể phân thích thành công Yêu cầu tiền mặt theo thời gian và về nhà cung cấp sản phẩm cho doanh nghiệp. Tính lại dòng tiền trong tương lai của  công ty/ doanh nghiệp nếu bạn trả đúng  thời hạn. Một số công ty sẽ có chính sách giảm giá (ví dụ: nếu bạn nợ $100 cho khách hàng của mình, tháng tiếp theo bạn thanh toán, nhưng nếu bạn thanh toán trong tháng này, bạn sẽ được giảm giá 1%, bạn chỉ phải trả 99 đô la Mỹ cho một hóa đơn trị giá $ 100) thường là dựa trên các điều khoản thanh toán giữa công ty và thỏa thuận nhà cung cấp.   Nếu bạn thực hiện phân tích này kỹ hơn nữa thì việc thu lại nhuận cho doanh nghiệp là rất lớn. Thời gian gồm những yếu tố: Ngày mua, thường là ngày trên hóa đơn (Ngày lập hóa đơn) Ngày đến hạn được tính bằng cách thêm thời hạn trả nợ từ ngày lập hoá đơn Ngày thanh toán có thể được tính trên cơ sở trả tiền  theo từng đợt với mỗi lần thanh toán là một ngày khác Công nợ có nghĩa là khoảng thời gian mà doanh nghiệp theo dõi, hóa đơn có các khoản nợ <7 ngày, 7-15 ngày ... Ngày giảm giá  hay còn được gọi là ngày nhận được chiết khấu hoặc giảm giá Cần xác định chính xác nhà cung cấp cần theo dõi công nợ Tiền được dùng trong thanh toán Đơn vị Tiền tệ Tỷ giá hối đoái Tỉ giá quy đổi Thanh toán Hình thức dùng để thức thanh toán Thời hạn thanh toán Thuế Bao gồm: Thuế giá trị gia tăng (VAT) Thuế nhập khẩu Hóa đơn được theo dõi Người mua hàng Tiền để theo dõi Số tiền hóa đơn Số tiền thanh toán / trả tiền Số dư / Số tiền chưa thanh toán Tiền chưa thanh toán Ngày giảm giá cho hóa đơn hoặc thanh toán Ngày nhận được mức giảm giá Số tiền giảm giá nhận được Trạng thái thanh toán Đã hoàn tất thanh toán Đang trong trạng thái theo dõi, chờ xử lý Hóa đơn thanh toán chậm Ngân hàng liên quan tới Thanh Toán Chuyện gì xảy ra nếu: +Nếu thanh toán đúng hạn Bao nhiêu tiền phải trả? Nhận những lợi ích là gì?  Chiết khấu nhận được? Chi phí / chi phí cơ hội mà các doanh nghiệp phải chịu là bao nhiêu? + Tương tự với thời hạn thanh toán sớm hơn so với quy định + Tương tự với trường hợp thanh toán trễ hạn. Dễ dàng giải quyết các vấn đề về nợ (account payable) cho doanh nghiệp qua một số lưu ý : Đa số ở các doanh nghiệp và cửa hàng, nợ là một vấn đề quan trọng và cần được xem xét nghiêm túc. Tuy nhiên, để quản lý nợ hiệu quả (không bao gồm nợ của khách hàng và trách nhiệm pháp lý phải trả cho nhà cung cấp), không phải tất cả các doanh nghiệp hoặc cửa hàng đều biết.   Với những thông tin quản lý nợ dưới đây việc quản lý account payable là gì  sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Các khoản nợ phải thu khách hàng Khoản phải thu là số tiền phát sinh khi bạn bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà khách hàng chưa thanh toán. Đối với khoản nợ này, doanh nghiệp hoặc cửa hàng cần khôi phục nhanh nhất có thể để giảm thiểu tổn thất doanh thu. Một số cách có thể kiểm soát nó: + Quản lý chi tiết và chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch thường xuyên gửi thông báo cho khách hàng về số tiền đang nợ. + Chỉ cung cấp cho khách hàng nợ với một số tiền nhất định và hạn chế số lượng thời gian họ nợ, thậm chí là không cho nợ + Không cho phép chồng chéo nợ, nếu món nợ cũ không được trả hết, doanh nghiệp hoặc cửa hàng hoàn toàn có thể từ chối  việc tiếp tục cho nợ. + Thiết lập các khoản nợ và các quy định giải quyết nợ, với các khoản phạt thích hợp cho các khoản thanh toán quá hạn. Khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp Trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp là khoản phí mà doanh nghiệp / cửa hàng chưa thanh toán cho nhà cung cấp khi trả lại hàng.   Đối với khoản nợ này, các doanh nghiệp / cửa hàng nên tìm cách để kéo dài thời gian trả nợ nên có gắng nhận được chu kỳ dài nhất thì càng tốt.   Tuy nhiên, tùy thuộc vào nhà cung cấp để trì hoãn thời hạn cho vay và nên chọn nhà cung cấp thanh toán trả chậm để tận dụng thời gian dài. Một số lưu ý để kiểm soát nợ hiệuquả: - Đồng ý với nhà cung cấp một cách minh bạch về thời gian và tiền bạc, cố gắng thương lượng trả nợ trong thời gian dài nhất. - Kiểm soát chặt chẽ nợ và cố gắng trả đúng giờ để đảm bảo độ tin cậy trong kinh doanh. Cũng có một số điểm chung mà các doanh nghiệp / cửa hàng cần lưu ý đối với cả hai loại nợ: Phát triển chính sách bán hàng rõ ràng, chi tiết Sử dụng các công cụ theo dõi nợ chuyên nghiệp Thiết lập các ước tính chi phí cho các hệ số, tỷ lệ hoàn trả và trả nợ. Có nhân viên quản lý nợ, giải quyết nợ phát sinh nhanh chóng, hiệu quả Báo cáo nợ thường xuyên để xử lý phù hợp tùy theo tình hình kinh doanh. Trên đây là tất cả những thông tin, yếu tố có liên quan tới account payable là gì?  Và cách tính dòng tiền phải trả, cũng như cách giải quyết cấn đề nợ cho doanh nghiệp hiệu quả nhất. Mong rằng bạn đọc nhận được nhiều thông tin hữu ích nhất từ bài viết trên.

Coi thêm ở: Tất tần tật thông tin có liên quan về account payable là gì?